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办公室小记 之 客户接见流程 第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 6 页 客户接见流程编写本文契机首次接见日本客户 客户接见流程 编写本文契机 首次接见日本客户 目的 将每次接见客户过程中出现的不同状况进行累积、归纳、梳理，不断完善，提高执行能力。 流程策划者 接待担当 上级人物链接图接待担当 上级 人物链接图 接待担当 客户 司机 前期联络及事项安排（图） 来访确认 确认来访具体时间及人数——汇报上级——日程确定——与对方确认——与上级再确认 （确认人数及来访人员身份等信息，如其归属部门、沟通使用语言、有无翻译同行）。 确认日程安排 当天具体时间、日程安排、本地逗留时间、返回时间及其他安排等，向客户汇报当天公司接见行程安排，如参观公司、工厂、介绍产品、用餐时间等等。 酒店安排 上级特别交代的，按上级要求执行。 一般客户来访：询问对方是否需要协助预定住宿，如客户提出自行解决，则可提供长期与公司合作的酒店信息（见附表）。 合作意向较强的客户：确认到达时间，是否安排车辆接送。根据客户需要预订酒店，房间等级要求、单双人房要求，附酒店内部地图及服务、交通、登记手续、退房手续等信息，（必要时请示人力资源及行政部） 接见期间资料准备 整理讨论时所需资料——与上级确认内容——修改——最终确认 资料可包括纸质与电子版本，纸质资料需整齐摆放于会议桌，电子版需提前拷贝至会议室电脑上，U盘放置于会议桌上备份。 （图）小贴士 接听电话时，请备好纸笔哦！ 临别时礼物准备 公司目前没有代表公司文化的物品可作为小礼物赠与客户，本部分交与总经办负责跟进。 来访前会议室的准备 协助人员——前台工作人员 会议室申请：会议室的使用需提前3天发出申请。 前台协助准备事项： 确认会议室无人使用； 会议室门保持打开状态，调好空调温度； 启动投影灯设备，根据实际需要播放公司纪录片等； ☆注意投影仪正对面凳子摆放。 座位安排，接待担当者座位于入口右侧，方便第一时间介绍进入会议室的人员，同时负责会议门的开关。上级座位于投影仪正对面？与接待担当并排？客户座位于接待担当正对面。 会议桌物品摆放，如所需会议资料、笔记本、笔、产品、公司介绍、纸巾、茶水（上级及客户）等。 接见前的工作交接 接见前需做好工作交接，包括待整理事项、钥匙、公章保管等。 部门突发状况如：月底急盖章发票、急签计划、急签单据、急盖章证明、急盖章合同、急借出证件/公章等。 解决方法：提前通知相关部门/人员工作交接人及办公时间；如当天部门无人办公，则应通知相关部门/人员提前申请急需办理事项的相关手续，协调解决办法。 （图）小贴士 。。。。。 客户抵达后的事项安排 用车申请：尽量提前3天发出申请，必要时与其他用车人员协调。 确认：到抵达前一天，与客户保持联系，确定客户到达时间与地点，安排好接送、入住事项。 携带瓶装水，供客户在车上饮用。 上车时，副座已有人就座，则负责接待人员应选择车辆最后排的座位。 期间可能出现问题：接送初次见面的国外客户，因手机功能上的限制，无法直接取得联系。 目前解决方法：接送的前一天，需与客户保持联系。如当日为休息日或客户因出差外地无法取得联系，则应提前（避开休息日）以邮件形式与对方说明此情况及商量联系方法。 提前通知司机等候。 客户自行前往公司的，接待担当应提前于公司楼下等候。 提前通知上级。 会面期间 爱护 上级未到场时：接待担当可邀请客户于会议室休息片刻，加之适当的寒暄。合理安排时间段，可带领客户走一圈，介绍公司大致情况。 会谈环节：会谈环节以上级与客户的交谈为主，接待担当需随身携带笔记本，根据判断登记信息。 会谈结束前，联系司机等候前往下一地点。 会议室的会谈结束后，可委托前台工作人员负责清理会议现场。如会议室仍需使用，需告知前台工作人员，以免会议室信息或物品丢失。 （图）小贴士 。。。。。 西尔斯 日程安排中涉及参观工厂的，需与工厂接待负责人员确认参观一事，做好工作安排，并跟进各方面准备事项，包括生产现场卫生、进入工厂的鞋套及帽子、职员礼貌等。 出发前往工厂之前，与接待人员确人等候迎接客户的时间，视具体需要而定。 工厂的介绍，包括工厂的构造、机器的说明等。总经办需整理一套工厂相关介绍资料并不断更新。 用餐 如前期已明确日程安排，则应询问是否需要预定餐厅，并了解餐厅大致菜色，视情况而定。 就餐座位安排，视餐厅实际情况判断。（可参考《办公室小记 之 餐桌礼仪》） 用餐前的寒暄、用餐期间讨论的公事主题。 结账及报销手续的跟进。 送别客户的事项安排 送别时，根据客户需要安排车辆。如有候机大巴专线，则安排将客户送至目的地等候。 送别时的寒暄，礼物的赠送。 礼物的赠送尽量选择上级与客户同时在场时，代表公司送出。 客户离开后，以商务邮件的形式发送一份感谢函。感谢函模