标准化档案管理软件计算机辅助管理操作规范计算机辅助.docVIP

PAGE PAGE 16 标准化档案管理软件计算机辅助管理操作规范 第一类：著录流程 一、软件的下载及安装 1、首先请到党政网上下载最新版本的《四川省电子文档管理系统V3.0[单机版]》（以下简称“软件”）安装文件，下载地址： 2、运行下载的文件进行安装，在安装过程中，请将软件的安装路径更改为D盘或者E盘（软件默认路径为C盘），以避免在C盘下因为病毒等原因造成的操作系统破坏而丢失数据。 3、安装完毕后，桌面将出现“软件”的快捷图标，双击运行该图标。第一次运行时要求对“软件”进行注册：插入购买软件时附带的注册软盘，点击“完成”即可。没有软驱的电脑安装“软件”可将软盘上的内容在有软驱的电脑上拷贝到U盘中，在“软件”注册向导中选择“从授权文件”，然后指明U盘从软盘中拷贝出来的文件，点击“完成”即可。 4、用户名：管理员，密码：123 二、软件的设置 1、软件第一次使用时应对其进行设置：（此设置一次生效，以后进入软件将不再进行设置。但是重装安装软件后需重复此设置操作） 进入软件后首先应点击左上角的“系统设置”，在下拉菜单中选择： ①单位设置：对于有全宗号的单位在此进行设置，在全宗号一栏中填入单位对应的全宗号，全宗号不足三位数的应在全宗号前加0，如21号全宗号为021；有三位数的全宗号如实填写，如106；没有全宗号的单位此项略过。政务内网网址改为：10.12.1.6。其它不变，然后保存。 ②系统设置：在“默认输入法”一栏中，点击“英文”两个字右边的下拉箭头，选择您平时所采用的输入法，如选择“智能ABC”，著录时，软件将自动采用你选中的输入法进行著录。修改“每页所显示的记录数”，默认为1000，请将其修改为10000。其它不变，然后保存。 1、文件著录标引（新规则档案管理） 必须填写项目： 第二类：功能操作 “文种”、“稿本”要按规定如实填写。填写文种时，软件提供下拉式菜单选择，不可直接录入，当文种等可选内容不够用时，请按此方法增加：系统管理→辅助设置→选择“文种”→点击“新建”→录入“关键字编号”和“关键字名称”（如：编号020，“名称”会议纪要）→点击保存，即可以在下拉菜单中找到并选择该文种。 第三类：项目填写 著录文字必须规范化，汉字应使用规范化的简化汉字。文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[ ]”号。 （一）公文管理 1、公文下载 （参阅第二类：功能操作） 2、收文登记 3、公文传阅 4、发文办理 （二）档案著录 1、文件著录标引（立卷改革后以件为单位归档的档案） 对于年度已经结束，档案已经收集齐全，并且尚未录入计算机的2002年及以后的文书档案可以采取直接录入“文件著录标引”项目内，以新规则的方式归档，点击“新建”命令开始数据录入。 录入时每一个应著录项目的注意事项： （1）档案类别：（档案所属的类别。） 档案类别包括：文书档案、会计档案、科技档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案，此项应在下拉菜单中选择“文书档案”。 （2）保管期限：（对档案划定的存留年限。一般分为永久、长期、短期三种。2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对保管期限划分提出新的要求，即永久、30年、10年，2007年及以后形成的档案其归档范围、保管期限均按新规范要求划分）。 2002年及以后形成的文书档案以新规则的整理方法按“保管期限-年度”进行分类，同年度同一保管期限内的文件在当年终结后可先按同一文号或同一机构或同一问题的方法进行排序著录，以利于今后的查找利用。也可采用随办随归的方法进行归档，即当日收到一份文件便给定保管期限，进行著录后打印出文件封面，放入盒内归档。 （3）年度：（年度指文件形成年度，是一种分类方法，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006）。此项在点击“新建”命令后自动生成，自动生成的年度以计算机当前操作系统设定的年度为自动生成的年度。若自动生成年度与录入档案的年度不相符，可自行更改。 （4）盒号：（按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，以千位数为限，混年编制，几年一断号）。如：从2002年开始编制，永久有1、2两盒，即盒号为1、2，那么2003年永久从3号盒连接续编，以此类推。不同保管期限从1开始混年编制。 （5）件号：（本项目是指档案室编件号，档案室编件号是档案室依据DA/T22-2000整理而给予文件的排列顺序号）。此项为计算机自动生成，不可手工著录但可更改。如采用二级分类法（即保管期限套年度），同一年度同一保管期限下件号为通号，从1开始自动编号，直至该年度下同一保管期限的文件著录结束。不同年度或不同保管期限的档案件号将自动从1开始编号，直至同一年度同一