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建筑的设计院档案管理工作分析 　　 摘要：本文旨在研究建筑设计院档案管理工作的发展现状，对存在的问题讨论对策，为我国档案管理工作的发展提供一些可行性的思路。 　　关键词：建筑设计院 档案管理 发展现状 分析 　　中图分类号：S611文献标识码：A 文章编号： 　　 　　建筑设计院作为国家建筑设计企业，担任着各行各业的建筑设计工作，其具有资料多、任务重、管理复杂等特点，这直接决定了建筑设计院档案管理工作的重要性。同时，建筑设计院档案管理工作是否高速有效影响着企业的建设与发展，为建筑工程提供了丰富的依据和资料，具有重要的参考意义。 　　一、建筑设计院档案管理工作的两功能、三特点 　　1.两功能： 　　①原始记录功能 　　档案管理作为社会系统中必不可少的关键部门，主要以管理性、政治性、服务性为主要工作性质。建筑设计院的档案管理还具有自身的一些特点。建筑设计院的档案管理工作主要分为设计图纸和设计文件。其中设计文件涉及诸多内容，例如：设计的主要任务书、工程项目的设计计划书、地质勘查审核报告、各项工程立项批文、预算计划书、专业计算书、技术联系单以及会审综合纪要等。这些内容和项目的记录体现着档案管理工作的最基本属性―原始记录的功能，为设计院今后的工作提供着丰富的参考依据和历史文献。 　　 ②使用功能 　　建筑设计院的档案管理工作由于自身具有工程多、项目杂的特点，所涉及到的资料和数据都要充分参考历来工程项目的原始数据，以保证设计的准确性和精确度。因此，设计院的档案在使用频率和使用范围上都具有极高的利用价值。例如：工程设计的重复选择、施工单位的图纸设计、工程项目的验收、质量评估标准、建筑工程的扩建、技术人员的职称依据等，这些都需要频繁得应用建筑设计院的档案。 　　2.三特点 　　①数据多 　　建筑设院由于承担着国家各领域、各部门、各单位的建筑设计工作，每天面临着众多资料和数据要进行处理。同时，随着建筑设计工作的不断进展，科技化、信息化的建筑设计技术也逐渐应用到实际的设计当中。例如CAD设计软件的应用，大大提高了设计的效率和质量，缩短了传统设计所需要的时间，一定程度上促进了设计数量的增加，加重了设计院档案管理工作的任务。 　　②分类详尽 　　建筑设计院的资料和数据一般采用分门别类的方法进行管理，为每一个工程进行编号，从而组成庞大的设计体系，以方便管理和掌控。另外，每一个工程所涉及的数据和资料从设计初期的图纸设计、文件设计到最后的工程竣工审核，都关系着整个工程的施工质量和施工效率。如果不建立完善的管理体系，很难做到统一规划、处理，影响整个施工进程。 　　③专业独立 　　如果说分类详尽是从整个工程的内部进行纵向管理，那么专业独立就是从宏观的角度进行横向分类。建筑设计院的工程种类多种多样。例如：地质勘查、结构、暖气、预算、基坑围护、给排水等。每一项专业具有很强的独立性和单一性。所以在进行档案管理时，一定要将相关的专业进行单独整理，统一交到档案管理部门进行管理。 　　二、建筑设计院档案管理工作的发展现状 　　1.归档意识薄弱 　　 当前，我国建筑设计院的档案管理工作存在着归档意识薄弱、归档制度不完善的特点，这在一定程度上制约了建筑设计院档案管理的发展，影响了建筑设计院的工作效率和工作质量。主要表现为：一些设计人员在设计图纸和文件时，没有强烈的归档意识，认为“归档工作只是档案管理部门的责任和义务，自身只负责设计就可以了”。这种思想造成了档案管理和设计部门之间的脱节，限制了档案工作的质量，也为档案管理人员造成一定困难。另外，归档意识薄弱还表现在档案管理人员自身方面。一些档案管理人员没有充分认识到档案管理的重要性，工作态度不积极，常出现少归、迟归、漏归的现象，严重造成了档案管理的时效性和完整性，降低了档案的使用率和使用价值。 　　2.档案管理制度不完善 　　由于建筑设计院没有建立完善的档案管理制度，直接导致了档案分门别类时的随意和混乱，破坏了文件之间的历史性和联系性。主要表现为：设计院的主要工作内容为图纸设计和文件设计，两者之间相互影响、相互作用，共同构成了完整的建筑工程体系，建立了完善的历史联系和科学体系。但是在实际的档案管理中，管理人员经常将图纸设计和文件设计进行分类管理，从某种程度上割裂了工程建设的完整性和系统性，也为查找档案、多次利用档案带来了相当大的困难。同时，我国的档案管理一般采用纸质管理的方式，很容易因纸质处理不当或保存不完善而导致数据丢失，破坏了文件的有效性。 　　另外，底图档案作为档案管理的重中之重，经常出现底图损坏的现象。这主要是由两方面原因造成的：①自然条件因素。档案管理储存室由于温湿度的不断变化以及自身设备的限制，一些底图档案老化严重，均出现变黄、易碎的现象，这为底图档案的使用带来了巨大