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建筑的设计院档案管理问题的探讨 　　摘 要：档案管理是建筑设计院管理工作的重要内容，如何让档案管理工作更加现代化与科学化，是建筑设计院档案管理人员需要重点考虑的问题。为充分发挥出档案管理工作的价值，满足当前市场经济环境下建筑设计院发展要求，跟上时代发展的部分，需要加快档案管理体系的创新，不断提升档案管理工作的质量和水平。本文通过分析现阶段建筑设计院档案管理的问题，提出了行之有效的对策建议。 　　关键词：建筑设计院；档案管理；问题 　　近几年我国经济实力进一步增强，建筑行业面临着良好的发展机遇，同时也为建筑设计院档案管理工作提出了更加严格的要求。随着时代的进步与发展，建筑设计院传统档案管理模式已经无法满足实际需要，对此要抓住历史机遇，及时转变档案管理工作理念，创新档案管理工作制度，改善服务水平，推进档案管信息化建设。只有这样建筑设计院档案管理工作效率才会提升，从而为社会提供更好的服务。 　　1 建筑设计院档案管理的问题分析 　　（一）档案管理制度有待进一步完善 　　在建筑设计院档案收集、整理、保管和利用等工作中，虽然制定有管理制度，但是面对着新问题、新情况，没有及时调整管理制度。缺少档案分类表，档案分类不够科学合理，保管期限表不完善，保密制度为落实，很少结合建筑、规划和市政等业务，制定相应的归档范围表。由于档案管理制度标准的不明确，造成很难及时解决档案管理问题，对档案收集工作带来了不利影响。 　　（二）档案管理员缺乏档案管理相关知识 　　当前建筑设计院档案管理人员的能力有限，继续学习能力不强，没有深入学习专业的档案管理知识，表现在工作思路不清晰、方法简单、管理粗放、安全意识不强等方面。此外，由于档案管理人员变动比较频繁，工作积极性不高，受到档案管理制度不完善的影响，导致档案工作很难连续进行，为档案资料的查找和利用带来不便。 　　（三）档案管理信息化水平低 　　随着信息时代的发展，建筑设计院档案管理人员要利用计算机、网络、CAD等软硬件，让档案工作更加标准化和规范化，并有效提升生产率。但是当前很多建筑设计院没有建立档案管理系统，无法收集并整理好大量数据，并很难控制电子文件的形成过程，影响了其真实性和完整性[1]。因为不能确保电子文化的安全，在利用电子文件时不够便捷和高效。因此，建筑设计院要重视档案信息化建设，充分体现出档案资料的价值。 　　2 建筑设计院档案管理的对策建议 　　（一）转变档案管理观念 　　第一，要提高认识。随着现代信息技术的发展，为档案管理工作带来了新的考验，对此要充分认识到档案信息化建设的重要性，要在建筑企业信息化整体规划中纳入档案信息化建设；第二，要顺应形势。现阶段形势下为档案管理工作带来了严峻挑战，资料形成的电子化、信息管理的动态化、文件归档的网络化、档案存储的数字化逐步成为了建筑设计院档案管理工作的必然选择，因此要加快档案数字化、文档一体化、服务网络化和信息标准化的发展步伐，对档案实行统一管理[2]。要加大对信息平台的应用，确保档案管理模式能够满足企业信息化要求；第三，逐步健全制度。建筑设计院要根据当前信息化要求，建立相应的规章制度，尤其是要建立电子文件归档管理系统，加强电子图纸的形成、流转、接受、监控、归档和鉴定等工作，并落实安全责任制度。要妥善保管原有纸质档案，让电子档案的真实性与原始性得到有效保护。 　　（二）加强管理制度创新 　　建筑设计院要落实国家档案局档案信息化建设规范，根据信息化建设要求，加强管理制度创新。第一，加强图档资料的编研与应用，结合建筑设计院实际工作出发，实行图书、情报和档案一体化管理模式，为建筑设计院的发展提供更好服务；第二，加快管理内容创新，既要做好原始档案材料的保管工作，还要重视档案信息资源建设，主动收集国内外建筑设计成果报告、专业研究进展情况等信息；第三，加大特色档案信息的开发力度，结合建筑设计院历年来的优秀设计成果，特别是要做好技术强、效益好和实用性广的设计项目的编研和推介工作。 　　（三）加大监督管理力度 　　在建筑设计院档案管理过程中，要做好设计成果信息的长久保存，采取有效的防范措施，避免出现档案风险。重要档案应及时备份，建立电子文件与数字档案登记备份中心，特别是建筑设计院参与建设的重大建筑工程项目，应做好设计资料、电子图纸和电子文件的登记备份工作，加强对重要档案的保护[3]。要落实档案主管领导负责制，将实施细则与配套措施明确下来，严格监督其落实。在建筑设计院档案管理工作中，要灵活采用各种存储方法，充分发挥出数据管理、三维设计成果等各种类型的档案登记工具的作用，根据规定格式存储到一次光盘或磁盘等脱机载体，为档案数据信息的可读性、完整性与真实性提供可靠保障。 　　（四）积极做好技术创新 　　根据存储数字化、管理自动化和网络化的要求，