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采购代理代理业务内部监督管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司采购代理管理,规范采购行为,提高采购效率,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和招标投标管理办法》等规定,结合公司实际情况特制定本制度。
定义
第二条 本公司所从事的采购代理仅限于服务于各级政府机构、各类企事业单位、非盈利机构、社会团体、个人采购保险产品及各类风险评估、风险查勘等服务。
分工
公司各业务部门、各分支机构:负责采购业务的承接和洽谈与实施,招标文件制作与售卖,应标人资格审核,组织现场评标、开标、结果公司
公司业务管理部:负责采购代理资质申请、延续;制定各类相关规章制度、设立各类评标规则;采购信息审核发布;建立供应商库;建立评标专家库;负责审核采购流程是合规;统计采购数据,向监管部门报备;建立档案库,将采购代理相关资料归档。定期会同办公室进行流程和技术审查,确保合规。
公司财务部:收取招标代理各类费用,开具发票,支付评标专家费用。定期与业管部进行数据核对。
公司办公室:保障公司各类场地、设备正常使用。相关文件合同用印流程审核。定期会同业管部进行流程和技术审查,确保合规。
第四章 工作流程与监督职能
第七条 各业务部门、机构:采购业务实施机构为相关业务部门,是采购委托人的寻找和对接部门,其职能:
1、与采购人确定采购预算建议数;
2、与采购人确定采购预算和实际工作需要编制采购计划,进行采购需求登记,采购代理合同协议签订,向业管部提出项目立项申请;
3、对采购文件进行确认,对有异议的采购文件进行调整修改;
4、对实行公开招标的采购项目的预中标结果进行确认,发放中标通知书,并依据中标通知书参加采购代理合同的签订;
5、对采购合同和相关文件进行备案;
6、收取代理采购资金。?
第八条 业务管理部:负责对采购代理业务进行审核和批准,其职能:
1、拟定采购代理内部管理制度,并根据有关规定及时更新和调整单位的采购代理工作细则;
2、汇总并严格审核各业务部门提交的采购代理预算建议数、采购代理计划、采购代理申请;对需求参数进行审核;
3、按照国家有关规定确定采购代理组织形式和采购代理方式;
4、对能够公司自行组织的采购活动加强采购组织实施的管理;
5、指导和督促业务部门依法订立和履行采购代理合同;
6、组织实施采购代理验收;
7、组织处理采购代理纠纷;
8、妥善保管单位采购代理业务相关资料,采购代理合同文本和验收证明应当同时提交财务部部;
9、每季度对采购代理业务信息进行分类统计和分析,并在内部通报;
10、与采购代理相关的其他工作。
第九条 公司财务部:在采购代理业务中的主要职能:
1、制定每个业务部门、机构每年需要完成的业务量。报总经理室批准后,下达各业务部门执行;
2、及时转发财政部门的有关管理规定及采购代理相关信息;
3、审核各业务部门申报采购代理的相关资料,确定资金来源;
4、复核采购代理收取申请手续,办理相关资金收取;
5、根据采购代理部门提交的采购代理合同和验收证明,依据国家统一的会计制度,对采购代理业务进行账务处理;
6、每月与采购代理部门沟通和核对采购代理业务的执行和结算情况。???
第十条 各业务部门、机构、业务管理部、财务部、办公室之间应相互沟通和协调,避免采购代理活动与业务活动相脱节,出现人财物的浪费与闲置。
第十一条 采购代理工作业务流程如下:
1、各业务部门、机构应当按照采购人的实际需求提出采购代理预算;
2、业务管理部对采购代理预算进行审核;
3、财务部在业务管部审核的基础上,确定相关费用收取支出标准;
4、业务部门、机构根据采购代理预算指标批准范围和下达的采购代理计划,提出采购代理申请,在有关申请文件中列明采购代理项目名称和采购代理金额,资金来源(部门预算、专项资金、其他资金)、需求登记日期、采购代理项目分类(货物类采购、服务类采购、工程类采购)等要素,每季度提交本部门的采购代理计划;业务部门负责人对采购人采购代理需求进行确认;
5、业务管理对业务部门、机构的采购代理计划的合理性进行审核;
6、制定招标文件(或委托其他代理机构进行招投标工作),发布采购代理信息,包括公开招标公告或邀请招标资格预审公告、中标公告;
7、签订合同;
8、财务部根据审批程序收取、支付相关费用;
9、采购代理业务质疑投诉答复处理;
10、记录采购代理业务;
11、资料归档。??
第十二条 采购代理计划包括:
1、采购代理计划应当在取得采购人书面同意后,依据的采购代理需求进行编制,完整反映采购代理预算的落实情况。
2、采购代理项目数量和采购资金来源应当与采购人
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