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行政公文写作的几个问题 2005-6-22 10:20:33 一、公文的分类与要求 　（一）行政公文的基本格式 公文格式结构可分为文头、行文、文尾公文三要素。 文头部分： ——公文格式代码，又称文件检索代码。 ——份号即公文编号。 ——秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”。 ——紧急程度，分“特急”、“急件”两等。 ※ 紧急程度的确定不是根据办事人员的要求，而是根据文件实现要求确定的。以往的情况有不适当的地方。 ——文件名称，即公文名称。 ——发文写号，包括机关代字、年份、序号三部分，如“桂食药监发〔2005〕×××号”。 ——签发人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。 ※ 上报文件的签发人必须是机关主要负责人。 　　2、行文部分:也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。 ——标题。完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。 如《广西壮族自治区食品药品监督管理局关于开展2005年药品专项整治工作的通知》这一公文标题中，“广西壮族自治区食品药品监督管理局”就是发文机关，“关于开展2005年药品专项整治工作”就是事由，“通知”就是文种。 ※ 目前出现的问题通常是：（1）没有发文机关名称；（2）标题不完整；（3）制作不规范，如“关于不批准……”；（4）文种不相称。 ——主承送机关。 标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称。 ※ 上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个或数个上级机关，可以用抄报的形式。 ※ 下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对下级请示的回复，主送机关就是那个请示的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。 ——正文，一般分为开头、主体和结尾三部分。 ——附件，可分为两类： 一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后。 另一类是借助公文(如命令、通知、报告等)颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转(或转发)的文件，直接附印在正文后面。 ——发文机关，是公文的法定作者。 ——成文时间，指文件形成的时间，。 ※ 成文时间不是行文的时间，而是领导签发时间。 ——印章，是公文正式成文的标志。 ——附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项。 文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发标记等。 ——主题词。 ——抄报抄送机关，抄报机关在上，抄送机关在下，名称要使用全称或规范性简称。 ——印发标记。 （三）公文写作要点 　　1、正文事项：内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。 　　（1）并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。这种方法的好处是概括面广，条理性强。 　　　要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。 　　（2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。 　　在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。 （四）行政公文的语言 公文写作语言总的要求是庄重、平实、概括。 公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。 二、主要公文的写作 （一）请示 根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：请求指示性请示；请求批准性请示；请示批转性请示。 1、写作要点 （1）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。 （2）正文部分 1）开头，主要交代请示的缘由。原因要讲得客观、具体、简明；理由要阐述得合理、充分、条理。 2）主体，主要说明请求事项。 ——内容要单一。所谓“一事一报”，就是一件事一个请示，实际上，一件事中可以包含多个请求事项。 ——请示事项要写的具体、明确、条项清楚、不超出审批机关的职权范围。 ——缘由、事实、根据、请示事项要有合理、严密的逻辑性，表达时要有层次性，复杂的还要注意事件发展、逻辑结构、因果等递进性。分层分项写清具体要求并说透理由，提出充足的事实和根据；处理意见要合法、合情、合理、合度，既要符合实际情况需要，也要切实可行，具有可操作性，有利于上级机关的决断和批复。 ——结语，习惯用语一般有“特此请示，请予批准（批示、批复）”、 “特此请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。