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信息化助力机关事务管理工作发展 政府采购中心综合信息部 黄建奇 湖南省机关事务管理局是我省机关事务管理工作的主管行政部门，承担着我省政府机关行政事务管理方面的工作，具有后勤保障领域，省直机关房产、资产管理以及有关政策制定，节能管理实施，省直机关政府采购，省直公积金管理等诸多职能。在信息化高速发展的今天，机关事务管理局信息化建设起步较晚，局属各处室、各单位也是独立发展，发展水平也不均衡，没有形成统一规模，缺少整体合力。 ?2006年6月12日全国电子政务工作座谈会召开，温家宝总理指出：“加快电子政务建设，推进行政管理体制改革，提高政府工作效率和公共服务水平，为公众参与经济社会活动创造条件。”近几年以来，随着我国政府信息公开条例的实施，信息公开对政府部门的信息化建设提出了更高的要求，电子政务从以基础建设，系统建设为主，进入到以工作业务应用系统建设为主的阶段。 2010年4月，湖南正式启动开展“机关效能建设年”活动，建立办事高效、运转协调、行为规范的机关管理体系已成为政府机关效能建设的首要目标。目前，政府机构改革的不断深化，我局的行政管理职能不断增强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要继续依靠人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策已经难以做到。因此改革传统办公模式，利用信息化手段将工作业务处理、公文流转、管理过程实现电子化、数字化已势在必行。首先，信息技术能让工作人员从繁杂的办公事务中解放出来，通过统一的办公规范，减少人工操作环节，提高工作效率，降低行政运营成本；其次，通过信息系统中资料、信息的全面管理与共享，能适时输出有关数据统计，供领导者决策参考；再次，信息化的规范集中，高度透明，对政府机关的廉政建设也具有重要意义。我局积极、及时响应省委省政府的号召，于2010年4月26日召开会议部署了“机关效能建设年”活动2]。信息化建设作为机关效能提高的重要手段，我局应该借国家、省大力推行政府机关信息化建设的大好时机，建设机关事务管理信息化平台，利用新技术将机关事务管理工作推上一个新台阶，我认为可以从以下几点入手： 一、完善机关事务管理局信息化建设机制，成立信息化建设部门，有支持信息化建设的专项资金。 信息化建设是近几年来才新生的一个事物，短短不到十年时间即得到高速发展，各行各业基本上都有适合的信息系统，如银行、工商、税务、房地产、卫生系统、教育系统等等，甚至医院都应用信息系统实现了网上预约，电子药方，远程诊疗等。除信息化本身具有的无可替代的特点和优势外，还得益于正确的信息化建设思路： 1、需要领导重视信息化建设，带动所属员工参与到信息化建设中来，并辅之建立有关制度。信息化建设是一项创新工作，是一场工作思路与工作习惯的变革。在推行的过程中势必遭到各种各样的阻力，这时候需要主要领导的强力支持，否则信息化建设将被扼杀，无果而终。首先，真正的信息化建设实际上是一个行业、一个单位主要领导工作思路与意志的体现，而不是像很多人理解的搞个网站、发个邮件、开个电视会议等就是信息化建设，这些都没有扣住信息化建设的核心，信息化建设的核心是要将各项业务工作细化成各种数据存入数据库，根据各种工作业务的逻辑关系进行联网操作，通过信息系统进行二次处理并输出结果供使用。其次，信息化建设也必须依靠制度来顺利实施，计算机系统是不具备思维的事物，其运转只能根据人的需求进行简单机械的运算，而人的工作又得根据有关制度进行，因此归根结底，信息化建设过程就是将工作制度化，制度程序化，程序机械化。因此制度建设非常重要，需要将工作业务形成标准的操作流程，固定下来形成制度，大家必须遵守，而不能随人的主观因素对标准工作业务流程进行随意变更，否则，信息化建设将不能满足实际工作需求。 2、信息化建设具体实施需要有专业人士担纲。信息化建设是一个系统建设，是计算机技术与网络、数据库技术的高度整合，专业性较强。需要有专业人士将工作业务进行系统分析，形成逻辑工作流，最终分解成计算机能识别的程序代码，程序实现后还需要指导各部门工作人员应用，使得信息化覆盖每一个员工，达到系统全员参与的目标。事务局工作职责范围比较广，各单位人员精力、专业技能也有限，因此，需要有专业的技术人员对机关事务管理局各部门、各处室的工作业务进行详细的需求分析调研，并了解其他省份兄弟单位的运作方式，有现成的软件并能提供二次开发接口的可以考虑进行软件购买后再进行整合，达到适合自身需要的信息系统。 3、信息化建设需要有资金支持。俗话说，巧妇难为无米之炊。信息化建设是一项“烧钱”的工作，很多时候，钱花了，看不到东西，给人的感触也不强。信息化建设不比建一栋楼，筑一个广场，楼、广场修筑好了，摆在那