复件 采购管理程序.doc

文件编号： COP 09 标题：采购管理程序 版本：A/2 页码： PAGE 2/6 目的： 规范采购工作程序，确保采购的物资符合要求。 范围： 适用于本厂产品之生产性用的原材料、辅料、机器设备/工治具、检测设备、二次加工部品等；及非生产性用品（如办公用品、总务后勤用品）等的购买。 职责： 3.1生产部经理：负责审核关于生产性原材料、辅料、二次加工部品之《采购申请单》及《采购订单》； 3.2技术部经理：负责审核关于生产设备(如：机器、工具、加工治具等)和水电维修用品之《采购申请单》及《采购订单》； 3.3品管部经理：负责审核关于检测用的仪器和量具等之《采购申请单》及《采购订单》； 3.4行政部主任：负责审核关于办公用品(如:文具纸张、各类表单、工衣与办公设备等)之《采购申请单》及《采购订单》； 3.5行政部任：负责审核关于总务后勤方面的所用的工具和后勤设施之《采购申请单》及《采购订单》； 3.6工厂总经理：负责对所有《采购申请单》及《采购订单》的批准。 4.定义：无 5.程序内容： 5.1生产性原材料、二次加工部品的采购： 5.1.1调度室依据客户订单所作的物料计划核算,若需请购原材料或二次加工部品时, 则调度室通知物料仓统一填写《采购申请单》,原材料由总经理审批,二次部品通知副总审批； 5.1.2生产部经理对《采购申请单》之相关内容进行审核确认,呈工厂总经理批准后,转采购处理； 5.1.3采购员依据批准的《采购申请单》,参考相关的采购标准或资料,及时填写《采购订单》,经生产部门经理审核，呈工厂总经理批准后,向合格的供应商发出订单。 5.2其它物资的采购： 需要时,均由需求部门主管填写《采购申请单》； 根据请购物资的不同类别,应将《采购申请单》分别送相关职能部门经理（或 主管）审核(见本程序第3条),并呈工厂总经理批准后,转采购员； 采购员根据批准的《采购申请单》,参考相关的采购资料,填写《采购订单》,按本程序第3条规定进行审批后,向合格供应商发出订单。 采购原则： 5.3.1采购人员应遵循“5R”原则(即“适时、适质、适量、适价、适地”)进行采购。 适时：确保不断料； 适质：确保所购物资之品质符合要求； 适量：确保无积压，无呆料； 适价：确保是最低的价钱（可与同行业的同类产品作比较）； 适地：确保是较近的供应商，以保证交期。 5.3.2采购人员通常应通过“询价、比价、议价和定价”四个环节，来尽量降低采购成本；而且每买一种物资，至少应找到两家以上的供应商报价（必要时提供样品及材质证明等资料）送相关人员（见本程序第3条）审查、筛选； 5.3.3原则上采购产品应在合格供方名单中选择；若有顾客指定的供方，采购部必须从该供方处采购。 采购物资的验收与付款： 5.4.1生产性原材料、二次加工部品及夹头的验收，由IQC依据来料检验程序进行； 5.4.2其它物资的验收(包括质量和数量)，首先经采购人员初验后，再通知申购部门指派合适的人员进行验收；其实物的数量和质量均与《采购订单》、《送货单》相符合者，由验收人员在该《送货单》上签名后，知会仓库人员入库入帐，同时将《送货单》一联送采购存档作为到时付款凭证，另一联仓库保存作为收货凭据； 5.4.3若属于现金付款者，经仓库收货入库后，则由仓库组长填写《现金付款通知》，并呈工厂总经理批准；送货供应商持此“通知”方可到财务部领取现金； 5.4.4原则上，采购人员与货物验收人员或仓库开据《现金付款通知》者不可由一人兼任。 采购物资不合格的处理： 5.5.1生产性原材料、二次加工部品来料经检验后，判定不合格者，由品管经理依据《不合格品控制程序》中相关规定执行； 5.5.2其它物资来货经相关人员检验后，若因数量或质量不符合要求，则由该验收人员在其送货单上注明，并即时知会该采购人员处理； 5.5.3该采购人员根据此货不合格的严重程度之不同，可分别采取以下处理办法： 降价让步接收（但须征得总经理及供方同意后，由总经理在《送货单》上批示）仓库方能入库入帐； 拒收（退货）； c) 即时换货后重新验收。 5.5.4与供应商的沟通,当供应商出现品质异常时,品管部将《IQC检验报告》交采购人员传给供应商,如发现严重品质问题时,则由品管部填写《纠正与预防措施报告》交采购人员传真给供应商确认回传,采购人员将回传的报告复印一份给品管,由品管人员跟踪改善结果,如果未及时改善,再通知采购与供应商做进一步的沟通。 采购订单修改： 当采购订单规定的内容有变更时(如：送货日期、价格、数量、付款方式、规格、 品质要求等)，采购员负责修改采购订单，修改后的订单编号，可保持原编号不变，但须在修改后的订单上应注明“更正”和注明原订单“作废”； 修改后的《采购订单》经审核