记录管理制度ZTDJ-ZD-03-03.doc

PAGE 2 PAGE 23 记录管理制度 ZTDJ-ZD-03-03 1.目的 为规范对记录管理，达到客观、真实、准确的反映产品质量、过程和管理体系运行现状，以实现可追溯性，证实产品符合性和管理体系有效运行提供有效证据特制订本制度。 2.适用范围 适用于公司各部门、项目部与管理体系运行和产品实现过程有关记录的管理。 3.职责和权限 3.1 公司管理者代表是本制度的主管领导，负责对此项工作的领导、指导。 3.2安全质量部为本制度的主控部门，负责建立公司的【记录清单】，并负责监督、检查本制度的落实与改进。 3.3公司职能部门、项目部负责建立本部门记录清单，并负责所建记录的收集、归档、保管。 3.4填写记录的人员对其记录内容的真实性、准确性负责。 3.5行政办公室负责对公司存档记录的标识、贮存、检索、保护、保留和处置各环节进行管理控制。 4.管理要求 4.1工作流程 分类标识处置保留归档收集编目填写建立记录清单 分类标识 处置 保留 归档 收集 编目 填写 建立记录清单 4.2记录的建立 4.2.1公司安全质量部负责收集公司适用的产品符合性和管理体系运行所要求的记录，建立【记录清单】，规定记录的名称、标识、形成部门、保留期限等要求，并将清单公布于公司网络信息平台。 4.2.2公司各职能部门建立本部门适用的记录。 4.2.3项目部在工程开工前应对记录进行策划，依据公司【记录清单】，结合工程项目的要求及地方的特殊规定要求，由项目技术负责人组织确定本项目适用的产品符合性和管理体系运行所要求的记录，并建立《记录清单》。 4.3记录的标识 4.3.1管理体系运行的记录，采用公司统一规定的编号进行标识。见【记录清单】的编号标识。 4.3.2产品符合性要求的记录使用的国家、行业、地方标准规定的表格，以表格原编号作为标识。 4.3.3各职能部门负责其主责管理文件所要求的记录表格。需对表格进行修改时，执行公司【文件管理制度】的规定要求。 4.4记录的填写 4.4.1记录按规定的表格填写，保持记录的清晰，易于识别。记录内容要完整、真实、正确、具有可追溯性。记录填写要及时，签字齐全，不得任意涂改。 4.4.2记录一律使用黑色墨水笔填写。 4.4.3填写的记录表格，不得留有空格，在不需要填写的空格要划“-”。 4.4.4原始记录内容移植或复制应符合上述要求。 4.4.5记录以书面和表格形式、电子媒体为主。记录形成后，必须采用文书形式或电子媒体形式保存。 4.5记录的收集 4.5.1职能部门和项目部负责按【记录清单】收集本部体系运行所形成的记录。 4.5.2工程项目的产品符合性记录，由项目部按地方或铁路工程项目要求规定的归档记录要求收集。 4.5.3 由职能部门协作完成的记录，由主管部门负责整理、收集、保管。 4.6记录的编目与检索 4.6.1记录可按年代、项目、专题进行编目管理。 4.6.2编目的记录应分类存放，以便于检索。 4.7记录的归档 4.7.1在工程项目竣工后，应组卷归档的工程记录按【中铁电气化局集团档案工作规章制度】（电办[2006]141号文件）的规定进行整理。 4.7.2管理体系运行的记录按《记录清单》中的要求归档。 4.7.3各职能部门、项目部负责记录归档。属其他部门归档的记录应进行及时传递，办理交接手续。 4.7.4各职能部门的记录每年年底按【中铁电气化局集团档案工作规章制度】（电办[2006]141号文件）的规定进行整理，组卷存档。 4.8记录的借(查)阅 4.8.1记录借阅或拷贝时，经主管部门领导批准后办理借阅、拷贝手续。 4.8.2在合同期内，有关记录可供顾客或其代表查阅。经领导批准后，按规定办理借阅手续。 4.9记录的保护 4.9.1记录必须妥善保护，注意防潮，防遗失、防损坏。 4.9.2保护方式可以是分类装文档盒、形成电子媒体等形式。 4.10记录的保留和处置 4.10.1各职能部门、项目部应指定专（兼）职人员负责记录的收集、登记、归档、保护、保留及处置工作。 4.10.2体系运行记录一般保存三年，由部门、项目部自行集中保存。产品符合性记录由项目部向公司档案室归档长期保存。 4.10.3保存期满需处置的记录，由存留管理部门填写【文件处理通知单】，经主管领导批准后进行处置。 4.10.4安全质量部对公司各部门和项目部记录管理采取定期(6个月)和不定期的监督检查。 4.10.5 各职能部门对主责范围记录管理和项目部的记录管理采取定期（3个月）和不定期的监督检查。 4.10.6当发现不符合规定要求或未能达到所策划的结果，应及时予以纠正或采取纠正/预防措施，按实施，并在实施后加以验证。按【纠正/预防措施控制制度】执行。 5支持性文件 5.1【文件管理制度】 ZTDJ-ZD-03-02 5.2【中铁电气化局集团档案