Lecture4英文备忘录会议记录-(精选·公开·课件).pptVIP

备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项： 　　书端(Heading); 　　收文人的姓名、头衔、地址(Addressee’s Name, Title, Address)； 　　称呼(Salutation)； 　　事因(Subject)； 　　正文(Body) ； 　　结束语(Complimentary Close)； 　　署名(Signature)。 注意事项 　　书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人(或收文单位)的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。 　　称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用 Dear Sir， 对政府官员可用 Sir。 “事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加 Re或Docket, Subject。如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起；若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。 正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。 写作“三步走”： 　　写明收文人、发文人、日期和事由—说明具体事情及原因—补充细节 　　Tips: 　　写备忘录的具体内容之前先把整个格式框架打好，以免时间不够遗忘了细节。 　　活动通知要说明时间、地点、需要做的准备以及其他注意事项。 　　要以正式和礼貌的语气来具体说明和解释事件的原因。 　　 Directions: 　　Suppose you are an HR manager of a company, and your department is organizing a computer course for all the company’s employees. Write a memorandum to the staff about the details of the training, including the purpose and content of the course, the time and place of class, and any other relevant information. 　　You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2. 范文： 　　To: All full-time employees 　　From: HR Manager, Li Ming 　　Date: May 9th, 2007 　　Subject: Computer course 　　An investigation conducted by the HR Department last month reveals the fact that a high rate of computer illiteracy contributes to a severe inefficiency of our company. As a result, it has been decided that all full-time employees are to attend a computer course—which will take place every Monday night from 7pm to 9pm in the company meeting room A and B—for the duration of two months. Employees are able to sign up for the basic or advanced levels of the course according to their present computer skills. Please register for the course at the company reception desk before May 15th. Further suggestions will be appreciated so that the program can be more fruitful. 译文： 　　收文人：所有全职员工 　　发文人：人力资源经理，李明 　　日期：2007年5月9日 　　主题：计算机课程 　　人力资源部上个月进行的一项调查显示，公司的许