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档案管理信息化之理念的探讨 　　档案管理信息化要解决好两个关键问题，一为理念问题，二为技术问题。就档案管理信息化的理念问题，本文拟探讨以下几个方面的问题：档案管理信息化的价值理念，档案管理信息化的发展阶段划分，信息化与知识化的关系问题，数字化档案馆的概念问题等。 　　 　　一、档案管理信息化的价值理念 　　 　　档案管理信息化不改变档案的根本价值，而是对档案价值的实现具有助推作用。档案利用效益越好，档案的价值实现程度越高，相应的档案就越有价值。尘封的档案得不到利用，就不能体现其价值。对社会进步具有正面推动意义的档案是有价值的，而带来负面效应的档案则是没有价值的。但是随着时间的推移，原本发有价值的档案会变得有价值，这就是档案的现实价值和长远价值的转化。 　　档案管理信息化的价值通过以下途径得以实现：第一、有效地保护档案及档案信息的原始性和凭证性；第二，高效地为有进步意义的社会活动提供可靠的、确定的决策支持；第三，科学、合理、安全地为档案管理的可持续发展提供技术保障。第一点重点在于强调档案的本质属性及档案信息与其他信息的区别，是“立档之本”。只有做好这一点，才不至于使档案淹没在信息化大潮中，不至于使档案工作在信息化中迷失方向。第二点重点在于强调档案管理信息化的严肃性，档案管理是具有政治性的，是为进步意义的社会活动服务的，是为了推动社会进步而不是相反，将档案和档案管理向娱乐消遣性方向引导是极其错误的。第三点重点在于强调档案管理的可持续发展。档案工作应立足于千年万年计，而不是仅仅几百年。远古人类用石刻、甲骨、兽皮记录档案，后来用绳索、竹片。造纸木发明后记录载体发生了根本性变化，人们得以大量地记录史实。但是，纸质载体的易损性远高于石刻、甲骨等，因此，历次天灾人祸都使得档案大量消亡，成为千古之憾。采用信息技术保存档案，使得档案信息的保存量又一次发生了质的飞跃，但是，有关信息载体的寿命和信息技术更新换代的频率成为人们挥之不去的隐忧。无论是磁盘、磁带还是光盘，这类现代信息存储介质的寿命均在几十年甚至更短，尽管商家宣称可更长，但最多不过百年。人们持续保存信息的手段，只是不断地周期性备份，而期间信息一旦损失就会成为永远的遗憾。此外档案信息的存储格式，也面临版本升级的严峻考验。原则上档案管理决不会容忍档案信息丢损的可能性存在，因此，在档案管理信息化工作中，必须妥善地处理好档案信息的可持续存储以及档案管理的可持续发展问题。 　　 　　二、档案管理信息化的发展阶段划分 　　 　　我们说档案管理信息化的发展进程与国家电子政务的发展进程高度吻合，是因为档案管理信息化本身就是电子政务的重要组成部分。纵观我国电子政务的发展历程，根据其业务协作度和功能复杂度可分为五个阶段：信息机读化、管理流程信息化、支撑平台组件化、协同工作和虚拟政府。档案管理信息化的发展也具有大致相同的轨迹，如图1所示。 　　 　　目前阶段，我国高校档案管理信息化表现出如下特点：首先，表现为地区和院校间的不平衡性，即大城市各高校发展较快而中小城市高校发展较慢，重点院校发展较快而非重点院校发展较慢。其次，就某一高校档案建设情况来看，有的档案如新形成的档案基本上采用了信息化技术来管理，而有些档案如一些历史老档案则还没有完成数字化。第三，由于普遍采用业务试点的建设策略，导致大部分高校的档案信息系统与其他校务处理系统相互独立，从而造成档案信息烟囱。第四，各高校档案管理信息系统功能重管理、轻编研，使得档案利用效率并发有得到实质的提高，反而由于不得不同时兼顾传统的纸质文件归档和数字化文件归档而降低了管理效率。 　　目前大部分高校已完成了管理流程信息化的战略步骤，而正在进行支撑平台组件化建设的努力。由于传统的基于Client／Server结构和关系数据库技术的档案管理系统的功能已不能满足日益迫切的信息整合需求，业界需要统一的信息化标准。这一阶段出现了一些较优秀的档案管理信息系统，这些系统有可能成为行业标准而被推广。 　　在信息化管理阶段，系统设计师完成了档案信息和业务逻辑的成功分离，而到了支撑平台化阶段，用户界面与业务逻辑进一步分离，用户主要通过通用浏览器来得到服务，这大大地降低了系统维护成本。同时，为了降低系统的开发成本和提高重用性，广泛地采用组件化设计策略，增强了系统的柔性。 　　但是，档案的本质目的是为了提供利用。所谓利用就是为决策提供支持。就决策来说，信息对决策具有支持作用，但我们认为信息对于决策的支持是不全面的，只有当零散的信息转化为系统性的知识，才能为决策提供全面的支持。显然，支撑平台组件化阶段所提供的能力。还不足以满足决策支持的需要。我们需要对档案信息进行整合、挖掘、概括和抽象，形成(专题)档案知识，这个过程通过信息技术手段自动完成，称之为知识化，在图1中处于协