常见的项目沟通管理.ppt

项目沟通管理 编制 综合代维项目组 版本 V2.0 了解沟通的重要性及沟通理论和模型 了解规划沟通管理的过程和技能 掌握管理沟通模型和方法 掌握控制沟通的方法 课程目标 主要内容 3 沟通管理的概念 韩乔生先生在解说比赛时，眼睛里看着A，脑子里想起了B，嘴里说着C，实际指的是D，观众听着以为是E 沟通的最终目的在于：确保接收者得到的是发送者想要传递的信息 1995年Standish的研究发现：IT项目的成功依赖于三大要素：用户参与、主管层支持、需求的清晰表述 沟通容易吗？ 沟通的重要性 沟通是决策和计划的基础 组织和控制管理过程的依据和手段 建立和改善人际关系必不可少的条件 项目经理成功领导的重要手段 统一团体内成员的想法，使产生共识，以达成团体目标 提供资料，以掌握工作的过程与结果，使管理工作更顺利 相互交换意见，使“知”的范围扩大，“不知”的部份缩小，以利问题的解决 强化人际关系，鼓动工作情绪 沟通的重要性？ 沟通管理的概念 项目沟通管理 包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。 常用的沟通的方法: 向下：命令、说明、面谈、演说、会议、电话、训话、讲习、广播、通告、公告、文书、 传阅、海报、手册、备忘录、年度报告…… 向上：报告、面谈、会议、电话、文书、提案、意见、问卷调查、意见箱、抱怨表、报表… 平级：面谈、会议、电话、文书、传阅、备忘录、报表…… 思考题：项目经理一般花在沟通上的工作时间占比？ 沟通管理与方法 案例分析1 沟通的中断 琳达是一个有着三个孩子的单身妈妈，被一个卡车运输公司雇用，做订单录入员。头两周，她被送去参加培训课程，每天早上8点到下午4点，在那里她学习怎样对订单进行分类、编码和输入计算机。琳达为拥有这个新工作而高兴，也喜欢这个时间安排。 培训结束以后，公司通知她下周一去订单录入部门报到。 由于各种原因，琳达不清楚她实际上被招来填补从早上4点到中午这一特殊工作时段的。因此琳达第一天上班时没有按早班时间报到。 当她8点来上班时，她的主管批评她没有责任感。琳达则反驳说，她不可能上早班，因为她要照顾孩子，她威胁说如果不能上晚班就辞职。 主管很需要琳达做这份工作，但是早上8点到下午4点的班已经排满了。 问题： 1.分析案例中出现的沟通障碍。 2.请说明你将如何处理这个案例中的问题？ 项目沟通管理过程组 主要内容 9 10 规划沟通管理 规划沟通管理：是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划的过程。本过程的主要作用是，识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。 1、项目管理计划 2、干系人登记册 3、事业环境因素 4、组织过程资产 输入 1、沟通需求分析 2、沟通技术 3、沟通模型 4、沟通方法 5、会议 工具与技术 11 规划沟通管理 输出 工具与技术 项目管理计划-提供了将如何执行、监控和结束项目的信息。 干系人登记册-为规划与项目干系人的沟通提供信息。 ● ● 输入 规划沟通管理 事业环境因素- 规划沟通管理过程与事业环境因素有密切关系，因为组织结构对项目的沟通需求有重大影响。 组织过程资产 ● ● 思考题：在项目团队中，沟通是不是越多越好？ 输出 工具与技术 沟通需求分析 沟通技术 ● 输入 规划沟通管理 ● 沟通模型 ● 沟通方法 ● 会议 ● 规划沟通管理 工具与技术 1、沟通需求分析： 通过沟通需求分析，确定项目干系人的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值。 目的：得到项目干系人对信息需求的总合 利于项目成功的消息；缺乏沟通会造成失败的消息；“Bad New”也要发布 宗旨：防止项目干系人因过多的细节内容而应接不暇 沟通渠道： 项目越大、团队越大，传输信息的渠道数就越多，越来越多的资源就会被用于传输信息及协调方方面面的工作 沟通渠道数C与成员人数N之间的关系是：C=N（N-1）/2 思考题：有10个干系人的项目，有多少条潜在沟通渠道？ 规划沟通管理 工具与技术 2、沟通技术： 可以采用各种技术在项目干系人之间传递信息。例如，从简短的谈话到冗长的会议，从简单的书面文件到可在线查询的广泛资料。 可能影响沟通技术选择的因素： 信息需求的紧迫性 技术的可用性 易用性 项目环境 信息的敏感性和保密性 规划沟通管理 工具与技术 3、沟通模型： 用于促进沟通和信息交换的沟通模型，可能因不同项目而异，也可能因同一项目的不同阶段而异。 规划沟通管理 工具与技术 4、沟通方法： 可以使用多种沟通方法在项目干系人之间共享信息 在两方或多方之间进行多向信息交换 交互式沟通 推式沟通 拉式沟通 把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方