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科研的项目文档一体化管理的模式的研究 　　【摘要】科研项目档案是在科研项目研究过程中产生的、具有参考价值并归档保存的技术文件。本文通过对科研项目文档管理模式的分析和探讨，目的在于建立规范化的文档一体化管理模式，提升科技档案工作水平，积极推进科学技术研究工作的高效快速发展。 　　【关键词】科研项目；一体化；文档管理；模式 　　信息技术的高速发展推动了科研工作发展以及科研项目档案管理模式的变革。科研项目管理对数字化条件下的协同管理、信息管理、系统安全提出了更高的要求。为了提高企业的市场竞争力，缩短产品的研发周期，实现科研项目信息资源的有效管控，企业通过建立信息集成管理平台，统一管理产品设计、项目管控、文档信息。本文对科技项目文档一体化管理的研究源自科研管理能力提升的需求，具有提高科技档案工作水平、增强企业竞争力的实践意义。 　　一、科研项目文档管理的现状及存在的问题 　　在科研项目管理的各阶段，由于科研项目团队的多层次特性和科研项目类型的多样化，产生了大量内容丰富的技术和管理文档，有图样型、文字型，有纸介质、磁介质等。档案人员在管理科研项目文档过程中发现，按照档案管理相关规定，由项目组成员主动归档时，存在收集的文档资料不完整、项目文档利用率较低、文档管理滞后于项目等情况。虽然在科研项目立项之初，项目负责人就根据科技文件管理要求，编制了科研项目归档文件清单，但是由于缺乏有效的前端控制措施和规范的文档管理机制，在项目研制各阶段仍有部分文档不能按时归档，影响了项目研究的顺利进行。为了保证科研工作的顺利进行，建立科研项目文档一体化管理模式，是提升项目管理工作质量的有效措施。 　　二、科研项目文档一体化管理的理论依据 　　科研项目档案是在科研项目研究过程中产生的、具有参考价值并归档保存的技术文件。在项目管理日益标准化、精益化的背景下，科研项目文档管理纳入了项目管理范畴，并成为项目管理的重要部分。科研项目档案不仅是项目管理过程的原始记录，而且是科研成果申报、获取知识产权保护不可缺少的依据。建立科研项目文档一体管理模式，就是在分析文件生命周期的业务活动、文件特性和文件管理活动的基础上产生的。文件生命周期理论起源于二十世纪四五十年代，美国档案学者普利菲?C?布鲁克斯提出： 应当更多地关注文件的产生和管理，档案工作者应当成为档案文件连续统一体的审计员，文件生命周期理论强调文件从形成到销毁或永久保存的整体运动过程。文件管理活动与档案形成活动之间存在紧密的联系，文件形成活动是档案管理活动的基础，文档一体化管理的对象包括处于各个生命阶段的所有文件，并为文件形成者和利用者提供服务。因此，文档一体化管理方法是建立在文件生命周期理论基础上的，并且已在实际应用。 　　三、科研项目文档一体管理模式的建立和实施 　　（一）确立科研项目文档一体化管理标准、制度。制定科学规范的文档管理标准、制度是实现科研项目文档一体化管理的基础。电子文件是科研信息资源的重要组成部分，为了对电子文件进行科学、有序管理，国家档案局相继制订了GB/T17678《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、GB/T17679《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》、GB/T17825《CAD文件管理》、GB/T18894《电子文件归档与管理规范》等标准。根据国家标准，中国电科第三十八所制定了《电子文件归档管理及使用程序》《科技文件归档管理程序》和《科技文件编制格式要求》等企业项目文档管理标准，明确各部门如研究部、质量部、标准化及档案部门在项目文档一体化管理中的职责，规范了电子文件的使用和更改要求、科技文件的格式要求等。企业标准的颁布实施，使科研项目文档一体化管理更加严谨科学。 　　（二）建立IPD、PDM系统是实现科研项目文档一体化管理的重要平台。电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、硬盘、光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。利用IPD、PDM对电子文件进行收集、整理、鉴定、保管和提供利用，实现科研项目文档一体化管理，可以建立知识共享平台，降低产品设计缺陷，缩短产品开发时间。IPD（Integrated Product Development集成产品研发）是一个先进的管理产品研发活动的体系，可以为客户提供科学的管理方式。PDM（Product Data Management产品数据管理）是以软件技术为基础，以产品为核心，实现对产品相关的数据、过程、资源一体化管理的技术。IPD和PDM将手工管理电子文档转变为用计算机管理，利用软件对项目管理、文档管理、产品信息管理、技术信息管理、图像管理的集中管控，在企业内部全方位实现知识共享。随着IPD、PDM系统功能的不断改进，中国电科第三十八所的科技人员对电子签名、数据集成、项