word中的数据共享讲义(精品·公开课件).ppt

WORD中的数据共享及创建和编辑WEB页 本讲内容 Word中的数据共享概述 一、Word中的数据共享概述 数据共享是指数据在不同的应用程序之间以及同一应用程序的不同文档之间数据的传输，交流和协同工作的一种机制。 本节主要讨论数据共享问题,包括Word 2000文档内的数据共享、文档之间的数据共享、Word 2000与其他Office 套装软件程序之间的数据共享，以及将Word文档以网页方式发布到Internet上。 (1) Word 2000文档内的数据共享 文档内的数据共享主要是指在文档编辑中如何有效地利用已有数据提高编辑速度。常用的办法有： 利用剪切板复制文本及其他对象 利用自动图文集及自动更正提高录入速度 利用样式格式化字符及段落 插入各类对象 此外，文档内的数据共享还包括在文档内通过超链接方式将相关数据链接起来，形成非线形的信息结构，以增强信息间的关联性。 (2) Word 文档之间的数据共享 Word文档之间的数据共享主要是指在Word的多个文档之间信息沟通和利用。常用方法有： 利用剪切板复制粘贴其他文档的数据对象 利用模板快速创建文档 选择“插入/文件”命令将其他文档插入到当前文档中 使用对象链接和嵌入技术将其他文档链接和嵌入到当前文档中 文档之间创建超级链接 利用邮件合并创建 文档格式转换等。 （3）Office 2000程序之间的数据共享 Word 在处理文字方面功能超强，Excel在处理 数值方面有独特的功能，PowerPoint在处理演示文稿方面技高一筹，Office的各个应用程序各有春秋，各显其能，充分利用各应用程序的优点,并使已有的数据充分共享,能够事半功倍,出色地完成各种任务。 在Office 系列软件中，数据之间的共享可以考虑采用以下途径： 使用剪切板传递数据 使用对象链接和嵌入共享信息(OLE技术) 以相互可以识别的文件格式交换数据 (4) Internet数据共享 通过将文档创建成WEB页发布到Internet网上，使上网用户通过浏览器查看或下载文档。 二、创建和使用模板 2.1 模板概念的提出 (1) 如何利用现有文档格式提高工作效率？ 我们知道，当每次进入Word时，系统都会自动新建一个空白文档，并分配一个名称为“文档1”的文档。而我们在实际应用中，常用到的不是这种默认设置。如学校办公室经常上传、下达文件，每次将文件内容录完以后，都要进行字体、字号、纸型等多项设置。是否有一种方法来简化文档的设置工作，使每次新建空白文档时直接打开这一设置好格式的文档呢？ (2) 如何让企业的文档统一和规范？  长期以来，企业文档的格式混乱和不统一，一直是文档管理者比较困饶的一件事情。在企业内部，向一些公文，信函，报告等都有一个统一的格式和规范，如何使得我们撰写的文档符合这些规范，就是我们要探讨和解决的问题。 二、创建和使用模板 2.2 模板的基本概念 模板是文本、图形和格式编排的蓝本，是一种特殊类型的文件(扩展名为.DOT)，可将模板作为模型创建文档，这样创建的新文档继承了模板文件中的所有内容。 模板分为共用模板和文档模板两种基本类型。 共用模板文件为Normal.Dot，就是“新建”对话框中“常用”选项卡上的“空白文档”，它所含有的设置适用于所有文档。 文档模板就是“新建”对话框中除了空白文档之外的模板，如备忘录、出版物、信函和传真等模板，它所含的设置仅适用于以该模板创建的文档。 二、创建和使用模板 2.3 模板的创建 建立模板的方法有两种：一种是新建模板，另一种是利用已有文档建立模板。 （1）新建模板 选择“文件”→“新建”命令，打开“新建”对话框； 单击“新建”选项中的“模板”按钮，单击“确定”按钮； 打开“页面设置”对话框，进行模板的页面设置； 在正文中进行样式设置，如段落格式，字体字号，页眉页脚等各项样式设置； 选择“文件/另存为”命令，打开“另存为”对话框； 在“文件名”框中输入模板文件名，单击“保存”按钮。 模板设计第二步，进行页面设置，包括纸张大小，页边距，每页行数，每页字数及正文字体字号等。 模板设计第三步：设置正文的各项格式和样式 模板设计第四步：打开另存为对话框，输入模板的文件名，保存所设计的模板，至此，模板设计完毕。 （2） 使用已有文档建立模板 如果已有一篇文档，类似的文档经常要用到，可以将它作为模板保存。 利用已有文档创建模板的步骤如下： 打开要建立模板的文档； 保留该文档中共用的格式和文字，删除无关个性信息； 选择“文件”/“另存为……”命令，打开“另存为”对话框； 单击“保存类型”框，在下拉列表框中选择“文档模板（*.DOT); 在“文件名”框中输入模板文件名，单击保存按