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办公室管理 第一章练习题 　　一、简答题 　　1．简述办公室的普遍含义。 　　1．简述办公室的主要特点。 　　2．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 　　二、设计题 几位领导同时布置任务怎么办？ 　　X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。 　　请你为李助理设计一个合理的应对之策。 　　? 　　参考答案： 　　一、简答题 　　1．参考答案： 　　（1）办公室是泛指一切机关、学校、企业等单位办理行政性事务的办公场所。 　　（2）办公室是机关企事业单位正常运行不可或缺的机构。 　　（3）办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 　　2．参考答案：（1）辅助性（2）综合性（3）服务性 　　3．参考答案： 　　（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。 　　（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 　　二、设计题 　　参考答案： 　　（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。 　　（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。 　　（3）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。 　　（4）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。 　　? 　　? 　　第二章练习题 　　一、简答题 　　1．简述常用办公设备使用规范。 　　2．简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 　　二、设计题 　　设计一份A4打印用纸库存控制卡。库存参考号为C3，最大库存量为120令，最小库存量为20令，再订货量为35令。一令为500页。 　　? 　　参考答案： 　　一、简答题： 　　1．参考答案： 　　(1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 　　(2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。 　　(3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 　　(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。 　　(6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。 　　2．参考答案： 　　（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。 　　（2）储藏需要的面积取决于单位的大小。 　　（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。 　　（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。 　　（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。 　　二、设计题 　　参考答案： 库存参考号C3 项目A4打印用纸最大库存量120令 最小库存量20令 单位令（1令=500页）再订货量35令 日期 接收 发放 ? 接收数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 　　? 　　? 　　第三章练习题 　　简答题 　　1．简述调查研究的三个阶段及其主要任务。 　　2．简述办公室督查工作的方式。 　　? 　　参考答案： 　　简答题 　　1．参考答案： 　　（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。 　　（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。 　　（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。 　　2．参考答案： 　　（1）现场督查（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查（5）互联网督查 　　? 　　? 　　第四章练习题 　　一、简