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网络的环境下档案信息化管理的探讨 　　【摘要】档案管理信息化是新时期档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。 　　【关键词】档案管理信息化；问题；原则；措施 　　1.前言 　　随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，绝大多数日常工作都可以直接在计算机和网络上办结，这无疑对档案管理工作提出了更高的要求，档案管理由传统方式向信息化管理转变已迫在眉睫。 　　2.档案信息化管理的内容 　　档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。 　　目前档案信息化管理的内容主要有：档案文件目录的存储与检索、复制；档案内容信息的存贮与检索：档案文件的编目、统计、汇总；档案文件主题词的自动标引；档案借阅管理与咨询服务；文书立卷与档案整理；档案文件目录的打印；数据的备份；档案库房管理与档案保护；档案统计和档案工作情况统计分析；系统维护和传送数据；数据处理的每个环节均以国家标准和行业标准作为设计依据。 　　3.档案信息化管理的必要性 　　由于档案需长期保存和反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化管理使档案人员从传统手工抄写、人工查询的繁重工作中解脱出来，使档案管理的服务范围不断扩大，服务水平不断提高。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。 　　4.当前档案信息化管理面临的问题 　　电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。 　　4.1 面临创新与安全的挑战 　　原有档案管理制度的核心，一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。 　　4.2 面临标准化、法制化的挑战 　　由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。 　　4.3 技术支持不全面 　　一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。 　　4.4 人员配备不合理 　　就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，存在着档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，知识和观念老化等问题。 　　5.推进档案信息化的原则与措施 　　5.1 档案信息化应遵循的原则 　　（1）规范性原则：通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。 　　（2）安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。 　　（3）效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。 　　5.2 推进档案信息化的措施 　　（1）加强机读数据的准备工作是档案信息化管理的前提条件 　　要做好档案信息化管理，机读数据库是基础。机读数据的质量高低决定着管理系统的效率程度，要准备好机读数据，著录标引是关键。档案著录，就是对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。形式特征是档