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马莎百货公司档案管理的方法及的经验探析 　　摘要：马莎百货公司的档案工作是英国企业档案工作的优秀范例之一，公司档案馆通过规范的档案管理方法建立了合理的馆藏体系，积极开发档案资源、提供档案服务，取得了极大成功。笔者通过介绍马莎百货公司档案馆的历史发展及管理方法，总结其档案管理经验，为我国企业档案管理提供参考。 　　关键词：马莎百货档案管理方法经验 　　英国马莎百货（Marks Spencer，MS）起源于1884年Michael Marks设立的小货摊，目前已发展成为世界知名的大型百货零售集团，在全球开设800多间分店，营销产品涵盖服装、食品、家居用品等。作为一家历史悠久的大型连锁商店，MS公司产生并积累了大量档案，这些档案既是重要的公司资产，也是宝贵的社会财富，因此，有效的管理并利用这些档案成为MS公司档案馆的重要任务。MS公司档案馆已建立30余年，在企业档案管理方面积累了丰富的经验，介绍其档案管理方法可供其他企业学习借鉴。 　　一、MS公司档案馆概况 　　（一）历史变迁 　　MS公司档案馆建于1983年，建设初衷是服务于公司100周年纪念日庆祝活动。此前，公司的大量历史文件分散于总部各个部门，档案馆建立后积极开展档案收集整理等工作。由于馆藏增长、利用不便等因素的影响，档案馆馆址几经变迁：最初设立于贝克街的MS前总部，后来曾迁移至公司分销中心的仓库、伦敦北部的伍德格林仓库，但这些馆址在馆藏安全控制、公众访问等方面均不理想。2012年，档案馆迁至利兹大学内专门新建的Michael Marks大楼，档案馆新址距离利兹市中心仅一英里多，现代化的硬件设施和优越的地理位置为开展档案工作提供了良好条件。 　　（二）发展现状 　　目前，集团秘书（Group Secretary）对公司档案馆负有管理责任，MS公司档案馆馆藏增长迅速，现已形成数量丰富、类型多样、内容齐全的档案馆藏体系。至2012年，档案馆馆藏已超过七万件，既包括纸质、数字形式的文件材料又包括服装、配饰等实物样品；馆藏内容涉及总公司部门文件、个人文件、商店文件、产品部门文件、艺术作品多个方面；馆藏内容的时间跨度为1884年至今。 　　MS公司档案馆的工作既得到了公司内部的认可，也获得了档案界、教育界等社会各界的赞誉。在公司内部，档案馆作为历史遗产继承者的形象逐渐深入人心，特别是自2009年来，档案工作地位不断提升，档案工作情况已五次出现在公司《年度报告和财务报表》中。MS公司档案馆还赢得了许多社会奖项：2014年，档案馆凭借优秀的教育项目获得2014年遗产教育的桑福德奖（Sandford Award）；2015年，档案馆与利兹大学组成的合作团队获得了北部教育奖项的雇主参与奖（the Em？ ployer Engagement Award），并获得了《泰晤士报》高等教育奖奖项的“杰出雇主参与创新奖”题名。此外，由于档案馆向参观者提供的高质量服务，被授予英国的旅游景点质量保证计划奖（Visitor Attraction Quality Assur？ ance Scheme）。 　　二、MS公司档案管理方法 　　MS公司档案馆既注重档案的实体管理，也注重档案信息资源的开发利用。档案馆建立了规范的档案管理工作流程，制定了《MS公司档案馆馆藏发展政策》《MS档案访问声明》《MS档案访问协议》等规范档案工作。 　　（一）档案收集工作 　　1.收集方式。MS公司档案馆通过收集公司内部材料、征集社会公众材料两种方式发展馆藏。档案馆一般从公司各部门收集最新产品、近期商业资讯并向公众征集原始的、曾风靡一时的产品等。档案馆与MS各个部门保持着密切的工作联系以确保材料的直接移交，档案馆与业务部门共同鉴定材料是否符合《MS公司档案馆馆藏发展政策》，经鉴定需移交的材料信息会被列在定制的移交清单上。移交清单包含详细的时间表，各部门根据时间表进行定期检查；部门内部有涉及移交清单的相关规定，档案团队有责任确保各部门相关规定的适宜性。MS公司档案馆面向公众征集与MS相关的材料，但档案馆不主动购买材料来扩充馆藏、不向捐赠者提供报酬，而是鼓励公众以礼物的形式捐赠档案。随着馆内公众捐赠品数量的增加，档案馆从2015年收集到的数百件公众捐赠品中选出一部分举办临时展览，并邀请公众发现最佳捐赠品。 　　2.收集范围。MS公司档案馆在《MS公司档案馆馆藏发展政策》中列出了归档与不归档文件的范围，确定了八种重点收集对象，包括：与MS创办者家族相关的文件，与公司政策原则发展相关的文件，与员工福利、工作生活相关的文件，总公司部门反映公司关键工艺和创新的文件，畅销产品、代表新技术或新设计的公司产品，公司的广告和营销材料等。此外，为筹备馆址向利兹大学迁移，档案馆于2009-2011年间进行了大范围的馆藏统计