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高校学生事务管理信息共享一站式服务的模式构建 　　摘要:根据传统的学生事务管理体制的弊端,提出建立一种学生事务信息共享的一站式服务模式。这种服务模式通过扁平化的信息资源索引系统、部门间横向的信息资源导航系统和一站式模式的信息共享与集成,使分散在学生事务各个部门的信息资源有机地整合在一起,通过网络为学生提供一种主动引导型的服务模式。 　　关键词:学生事务管理;信息共享;信息集成;一站式服务 　　中图分类号:G64 文献标志码:A文章编号:1002―2589(2010)29―0226―02 　　 　　传统组织的信息传递是逐层进行的,高层占有的信息多,低层占有的信息少,信息分配的多少决定了权力的大小[1]。随着高校学生事务的骤增及信息的膨胀,信息往往经由学校、院系、辅导员、班干部才能到达学生,直线型组织层级多,信息传递速度慢,易出现失真。学生事务管理信息共享模式实质就是在管理和服务职能中运用现代信息技术,实现学生事务组织结构和工作流程的重组优化,超越时间、空间和部门分割的制约,形成一个精简、高效的运作模式。传统的信息服务体制正面临着来自内部和外部的各种不同压力的冲击,过去的信息服务垄断者将不得不给真正的服务提供者和社会公众利用者让路[2]。 　　一、学生事务信息及其共享 　　高校学生工作处作为管理学生事务的职能部门是信息资源最大的生产者和使用者,长期以来,由于体制的原因和部门既得利益的驱使,学生事务管理部门之间信息资源封闭,造成信息资源的部门控制,条块分割,形成大量分散异构的信息孤岛,相关部门之间的共享程度很低,严重影响跨部门业务协作,部门之间扯皮推诿严重,致使部门由管理向服务转变受到了限制,不能够为学生提供全面集体信息服务和管理服务。信息共享的一站式模式是以计算机网络技术为基础,以共享、交流、协作为核心,以学生事务的信息流、工作流相对集成为基本结构的管理模式。其本质是以网络为工具,以用户为中心,以应用为灵魂,以方便学生生活和部门工作为目的的现代化学生事务管理模式。 　　学生事务信息资源是指学生事务各级部门机构在管理、决策以及服务过程中所获取、拥有、产生、存储、管理和使用的文件、记录、档案、会议资料及相关的组织、人事、行政服务程序等,这些信息既包括与学生事务自身行政管理服务相关的信息,也包括学生工作处获取的学生及其他学生工作部门的相关信息。具体来说可以分为以下四类:(1)机构信息。指具体某一部门机构的职能,管辖范围、具体职责分工、机构隶属等信息。(2)参考资料。指与本部门有关的政策记录文件等。(3)部门活动信息。指相关部门活动安排及内部信息沟通,使学生了解机构日程活动。(4)具体事务信息。指具体在部门机构中办事的相关程序,对应的接口及所办事务反馈的信息[3]。 　　肯特认为,“资源共享”的唯一途径是拥有可供共享的资源,并具有共享资源的意愿和实施资源共享的计划,否则资源共享就是一个空洞无物的概念[4]。信息共享是指在统一的规划和领导下,在全社会全面进行信息资源共建的基础上通过新建、整合或组织管理等方式,使政务信息资源公共化,在全社会范围内公开,使包括政府部门、企事业单位、社会组织和社会公众在内的社会各界都有权力和机会获取所需的信息资源。信息资源共享是一站式模式构建的基础。 　　二、信息共享的一站式服务模式的构建 　　从理论上来讲,要建立一个以服务学生为目标的学生事务信息共享的一站式平台就是要建立一个学生事务信息资源系统。这个系统能够清晰地显示学生事务信息资源的整体结构和相互关系,为部门和学生指引查询、获取和利用信息资源的提供途径和方向,引导用户快速有效利用信息资源。如果从信息资源管理的角度来看,实际上是构建一个多层次的、多主体的、分布式的、无障碍的、标准化的、统一的信息资源共享网络。这个共享网络是建立在标准化(数据可实现转换、统一处理或统一编目)、结构化(以数据库或知识库形式存储)、可视化(以资源地图方式显示)等基础之上。它不仅仅是一个有效的信息资源查询系统,而应该是一个多功能的智能专家咨询系统(类似于信息仓库或知识仓库),包括一个系统界面和一系列数据库和知识库,能实现信息资源的输入、分类、管理(多种形式的处理和存储)、输出(多种形式的可视化显示)等功能[5]。 　　1.扁平化的信息资源索引系统。从组织系统的角度来说,层级越多,组织系统内部的信息传递就越慢,信息的失真就越严重,组织对环境变化的反应就越慢,运作效率就越低。因此,设计信息共享的一站式服务模式就要考虑信息传递的层级结构限制,应注重管理层次的减少和管理幅度的扩大,使网络化信息空间的结构形态由组织系统的金字塔型向扁平型转化。 　　针对学生事务信息共享一站式平台来说,首先要有一个索引系统,这个系统有一个一级中心的信息资源总库即学生工作处,下面按部门分为