第四部分会议解决问题工具特性要因图法.pptxVIP

从业近20年7年4家公司任职经历13年职业培训师/顾问师兼任3家公司总经理拜访超过4000家企业开发了22门管理培训课程为600多家企业做过1100多天内训举办近100场公开课程共有50000多名学员参加学习30多家企业项目咨询经验张铁军课程目标 提高高效会议管理的意识了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效的会议准备要领及流程策略了解会议主持者和会议参与者各自的角色和作用了解怎样把握会议方向，怎样得出结论掌握会议举行中的一些常见且有效的管理组织技巧如何对待会议中的意外情况如何做会议记录及会后跟进目录页Contents Page第一部分 会议的意义和价值会议的意义 会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式 会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位开会的种类资讯的交换(传递型会议)种类决议提报式(决议型会议)解决方案的拟定(制造型会议)组织间的协调(协调型会议)ABDC第二部分 现阶段开会的现状分析企业会议存在问题（一）1 会议过多、时间过长2 会议经常被与会人员打断，主持人缺乏组织和临场应变的能力3 会议有争执，意见和决议难达成统一，有时出现场面失控的现象4 比较多参会人员在没做好准备的情况下参加会议，经常提出一些偏主题的问题和意见5 会议主题不明确，重点不突出，经常跑题，没能让参会者把握重点，没能有效解决要讨论的问题企业会议存在问题（二）1 会议内容沉闷枯燥2 会议有人迟到（有部分是因其他工作原因）3 会议时间制定和控制不当，经常有时间拖延4 比较多的会议收获甚微，会上得以解决的问题有限，结果不能完全达到会议目标要求5 参会对象的选择不合理，能拍板（决策者）的没参加，不需要参加的却参加了，浪费时间企业对会议管理的要求最急需解决最困惑1、建立高效会议的制度和原则（包括纪律）2、如何在最短的时间把会议的效率和效果提高3、如何让经常会议组织人员掌握会议准备、会中管控、会后跟进的技巧和能力1、如何做好会议规范性管理2、如何形成有效的会议结论并达成目标3、如何让大家重新树立对会议的正确认识4、如何让会议组织者掌握会议的技能和会议管理能力5、如何提高参与人员的集中注意力和提高大家的会议激情 终极目标高效率会议，在既定时间内高效达成会议的目的和目标第三部分 高效会议的基本流程及认知会议基本流程图编制预算预算执行结 算内容对象时间地点费用会务文件内容各项会务保障控制工具效果领导和机构组织保障者归档纪要发布分工落实开会方法议程和程序执行策略评估反馈策划方案批准会议会务准备会议实施后续工作补充会议提出问题设施环境专家咨询设计和布置第三方顾问 会议制度和文化应急性信息性决策性场所配套会议管理机构第一步：确定召开会议的必要性明确会议目标会议是否非开不可 确定会议及预期效果会议举办形式会议成本分析会议类型第二步：创建会议进程表并确定与会人员创建会议进程表问恰当的问题预期会议持续时间确定与会人员名单确定会议时间制定会议规则制作会议邀请函确定会议角色第三步：准备会议纲要开场白翻页挂图过度语使用的道具引发讨论以期实现会议目标的技巧循循善诱的讨论总结汇报构建书面的会议框架第四步：确定合适的会议地点场地大小座位安排灯光控制是否需要利用先进的设施可视化影音设备如何避免被打扰会场整体布置小组讨论/大组讨论第五步：采用合理的程序引导会议召开步步为营解决问题会议辅助工具的类型会议工具的使用明确会议纪律提前与相关与会人员沟通第六步 做好会议概要计划熟悉会议流程及议题 整理所有会议材料并定稿详细划分会议时间明确会议主持风格为可能被问及的问题做好准备进行心理预演第七步：为会议主持做好准备打破疆局的方法发问的技巧有效的图表和视听教具应急措施个人自检第八步：召开会议提前调试和准备按时开始，准时结束确立基本议程按规定执行快速记录有效沟通控制会议节奏与气氛充分运用问题分析与决策工具做好会议总结第九步：对付难以搞定的与会者小组合作的各个阶段如何应对难以搞定的与会者有效干涉解决争端的策略第十步：作好会议评估与跟进主持富有成效的会议对自己的表现作出评价专项工作跟进表分发会议记录第四部分 会议中的问题分析与决策工具头脑的两个半球左脑右脑整体思维音乐美术色彩空间全盘直觉影象同时的空间的创造力理性思维语言文字分析运算数字计划组织连续的暂时的风险控制线性思维非线性思维推理逻辑情感激情创新能力1）创新能力的本质是创新思维能力，简称创造力。2）本能创造力—思维训练—专业创造力。3）专业创造力是高级职业技能，是现代人的核心竞争力。 4）专业创造力的类型： A、解决难题能力 B、灵活应变能力 C、预测想象能力 D、发明创造能力 E、构思设计能力 F、组织策划能力思维方法思考是解决问题和制定决策的关键，