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会计信息化档案管理剖析 　　【摘要】与传统的手工记账的方式相比，信息化下得会计核算确实节省了大量的人力，物力和财力，但随之产生的一些问题也给相关的技术开发人员和使用会计核算软件的财务人员带来了不同程度的挑战，会计档案对于财务部甚至是整个企业都是至关重要的，所以必须加强对计信息化后档案管理工作的重视程度。文章主要根据现在企业的现实状况，分析了会计信息化下档案管理存在的主要问题，产生问题的主要及次要原因，并且根据企业现有的条件提出了相应的解决方案，并且提出了可能在以后会产生的问题，建议提前加以注意和改善。 　　【关键词】财务档案；电算化；档案管理；信息化；现代企业 　　中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）01-109-02 　　一、会计信息化档案管理概述 　　所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策，加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。 　　二、会计信息化给档案管理带来的变化 　　（一）电算化的新特点 　　1.数据处理方式发生了变化 　　在传统手工会计工作环境下，科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算，使得财务人员的工作量很大，同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录，通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成会计报表，这大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算加总等工作出现的错误。 　　2.数据记录方式和保存介质发生了变化 　　手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性加大，而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质，保存这些介质需要占用很大的空间，还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下，数据保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间，也使数据存取方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。 　　3.会计档案的新变化 　　第一，较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。 　　第二，传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。 　　第三，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。 　　第四，电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。 　　正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。 　　三、会计信息化下档案管理存在的问题 　　（一）会计信息化档案管理内容不够完整 　　目前大部分企业虽已经实现了会计电算化，但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此一些企业定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的企业为了管理需要进行了会计软