农业科研档案信息化建设分析.docVIP

农业科研档案信息化建设分析 ：陈明吴敏杨华李丽于海燕 分析农业科研档案管理的现状，指出加快其信息化 的要求，阐述档案信息化管理在农业科研中的作用和意义， 以为农业科研档案管理提供参考。 关键词农业科研档案;信息化;建设 随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社 会发展中扮演了越来越重要的角色。加强档案信息化建设 是当今信息化发展的主要潮流，是国家信息化建设的一个重 要组成部分［1-3］。档案基础业务建设的重心也幵始向信息 化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设是档案工作 发展的必然趋势。 1农业科研档案管理的现状 农业科研档案主要是农业科技工 在科研活动过程 中形成的具有保存价值的各种文字、图表声像、载体材料 的总称，其主要包括课题从立项、申报、总结、成果鉴定等 一系列过程中形成的各种档案材料，如科研档案课题立项的 申请书、合同书、实验调查记录、科研过程中的照片以及 科技人员在该项研究中撰写的论文等［4］。目前，部分档案 管理基本上只是处于保管和利用状态，没有实现档案信息化 的合理配置和科学管理。所以，农业科研档案没有充分发挥 出应有的作用，没有完成社会发展要求的农业科研档案管理 的根本变革。 从国家明确提出的“以信息化带动工业化的要求”到 国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目 标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息 服务的最佳技术手段和实现途经。传统的档案管理体制已 经逐渐开始改革，档案信息化建设势在必行。档案信息化凭 借其独特的优势将发挥重要作用。 2农业科研档案信息化的要求 加强档案管理人员的基础理论培训 结合档案管理的需要学技能、学操作、学管理，不断调 整知识结构，加快知识更新，扩大知识面,提高自身综合素质 和业务素质，从多方面努力，尽快建设一支以管理型人才为 基础，以复合型人才为骨干的档案资源信息化建设队伍［5］。 加强服务竞争意识 档案管理人员敢于开拓创新，农业档案作为社会信息资 源的一部分，具有专业性与社会性相统一的双重性，即可为 单位内部服务，又可向社会提供具有自己行业的各种服务， 在社会主义市场的大环境中，档案工 必须适应信息化时 代对档案工作的要求，转变、扩大、发展和调整档案工作的 职能，努力探索现代化服务方式，增强服务意识，对内挖掘、 对外开放，最大限度地提高服务水平。要定位服务，主动征 求领导和各部门意见，不定期地向科技工 宣传档案法规 和政策，满足广大科技工 对各类数据资料的需求，为领 导做出正确决策服务。另外，要充分利用信息网服务，加快 建立农业科研信息化的传播，尽快建立以现有档案部门为中 心辐射周边及农村、农民的档案信息共享体系，统一软件开 放。用最快捷的方法进行信息传递，使其数字化、网络化， 实现资源共享。 加快农业科研信息传播，促进科研发展 信息资源只有通过传播才能发挥作用并服务于农村、 农民，起到农业增效、农民增收的作用。我国农业信息化起 步较晚，但随着互联网的迅速发展，信息化工程发展非常迅 速。目前，“农业信息网”在互联网站还有综合性信息，此 类信息应以实用信息为主。网络将成为今后农业信息传播 的主渠道。建立不同层次的档案信息站点，使其成为信息资 源传播、反馈信息接收的枢纽，延伸到郊区各个乡镇、村落 “农业信息资源中心”作为信息资源发放、回收的集散地， 将加工后形成的档案信息产品通过各级各类农业信息网发 布，为农村用户提供特定档案信息服务。我国农业档案信息 化起步缓慢，但随着互联网的迅速发展，档案信息化也随之 迅速发展。提供一些农业生产技术资料和一些政策法规等 信息，对档案信息化建设是必要的［6］。农业远程信息服务 是实现农业信息传播和技术推广的有效方式，覆盖范围大， 内容丰富，对设备要求较低，打破了空间局限性，使农村学习 人员能就近学到最新的农业实用技术，还可以和专业权威、 专家实现面对面的交流，把最新的技术信息传授、应用到生 产实践中，在生产中发挥作用。 3档案信息化建设对农业科研的作用和意义 实现档案信息化建设，使档案管理不再费时费力，传统 的档案管理需经收集、整理、鉴定、编辑、装订等程序，工 作量大，效率低。实现信息化后，档案管理更多的是体现自 动化、实时化、网络化。能够集中统一管理档案信息，人机 结合是自动化系统的建设方针，即档案业务人员直接使用微 机开展工作，档案信息自动化统一管理，能使集中管理和利 用相结合，建立集中统一管理下的分散式系统，是农业科研 档案较理想的管理模式。传统的检索方式是档案管理人员 从总目录中找到所需档案，然后根据目录查找所需，费时费 力。档案实行信息管理以后的检索与查询只需通过网络就 可以实现，既简洁又方便。此外，提供网上查询手段也方便 了内部工作人员，使其可以根据档案管理权限从网络上自行 查（下转第364页