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PAGE PAGE 34 组织运作创造优质团队 愿景 主管应具备之管理技巧与沟通技巧 1.管理技巧 ?计划 ?影响 ?组织 ?推动 2.沟通技巧 计划能力 何谓完整计划 明确的工作目标 完成的时间 完成目标所需资源 2.计划的类型与过程 （计划类型） 目标 目标 （从公司任务和策略计划角度） 策略计划 回馈 (3-5年以上的长期) 目标 目标 （从行销计划与产品品质提升计划等中期计划角度） 执行计划 回馈 3年的中期） 非重复活动 重复性活动 单一用途计划(如：生产流程的短期计划) 单一用途计划 (如：生产流程的短期计划) 延用计划 (如：操作计画的短期计划) 操作计划 (1年以内 的短期) 计划设计 计划 预算 政策 标准流程和方法 规则 （计划过程） 自问：我能提出最重要的 决定 工作的优先 追踪计划的 贡献是什么？ 顺序 实时性 自问：我如何知道我确 发展 重点计划 追踪计划的 实做对了大部分的工作？ 实时性 自问：什么样的短期计划 分工 每一工作目 追踪计划的 才能让我达成工作目标？ 标成为简单 实时性 　行动 自问：没别的事了吗？ 执行工作 还有什么事该我去思考与谈论？ 还是动手执行吧！ 3.如何写好的计划目标 陈述清楚的目标。 可衡量。 可达成的明确时间表。 资源需求的明确性。 品质的明确性。 要有挑战性也要有可能达成。 用文字书写增加承诺与了解的说服力，同时减少混淆。 4.如何写好的执行计划 列出需要完成目标的所有事情。 依优先级列出该做的事。 以名字分列出每件事该负责的人。 列出完成每件工作所需要的资源。 注明每件事情必须完成的时间，包括原料运送的时间。 认真想想阻碍计划可能的限制，及注明避免障碍可能采取的步骤。 在日历上写下计划需要的时间，或利用时间表的线状图，可以明白看出计划中每一步骤执行的起迄点。 明确勾出控管点，该点用来注明活动的进度。 做一套备用的计划，以备无法完成目标时，完成行动计划或只是部分完成时使用。 定期检测更新计划的进度，以反应进度的回馈与最新资料。 时常检视计划，让计划的运作更动态。毕竟，写计划比执行计划简单多了。 5.如何与部属完成目标 部属应该做些什么。 这些目标（工作）必须在什么时候完成。 该采取什么样的资源与方法。 如何考核部属的绩效。 什么时候可以进到下一个计划如此才可以评估这个计划。 6.计划失败的原因 ˙计划不实际。 ˙计划时常未考虑到团队。 ?参与者必须有意投入，并愿意公平分工。 ?参与者必须有相当的能力、技能及时间。 ?参与者加入这份工作并不与其它工作的时间冲突。 ˙计划无法提供绩效回馈。 组织能力 何谓组织能力 分配工作 资源配置 沟通能力 管理技巧 正式组织与非正式组织比较： 正式组织 非正式组织 目标 成员所意识得到的。 不一定是其成员所意识得到的。 架构 犹如金字塔，分成若干层。 权力由上而下行使。 责任由下而上承担。 每一成员对自身之地位权责均确切了解。 非正式组织之种类繁多，且成员交互重叠。 架构极度复杂，难以明确。 权力 各种职位均被指定所应履行之职务。 组织中之成员均被分派到各种职务上。 组织的权责是透过他们行使。 领导权附着在职位上 领导者乃系该组织中拥有最高地位及最能为该组织利益效力之人。 领导权附着在人上。 非正式组织形成的原因 ?个人性格： 性格→行为模式→意志相投 进取者与保守者会分派系 ?教育程度： 教育程度→观念行为、习性→易沟通 ?社会团体： 社会需求→互相依存的需求 四同：同学、同乡、同宗、同事 组织更动→当权派与非当权派→非正式组织也会因人之调离而扩大或新添 ?欲求不满： 欲求不满→寻求寄托→倾诉 心灵共同的需要，弱者、未婚、升迁无望、不得志。 ?领导才能： 领导欲强者→不甘寂寞→寻求表现（正面） ?