办公用品采购供应链管理及问题剖析.docVIP

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办公用品采购供应链管理及问题剖析

办公用品采购供应链管理及问题剖析   【摘 要】办公用品的采购,是企业在成本支出中不可避免的部分。企业的经营目标就是开源节流,对于大型企业而言,办公用品上的开支不可忽视。在办公用品的采购部分管理是否行之有效,对企业的利润有着极大的影响。正因如此,本文针对某大型上市企业,展开在办公用品的采购链的研究。探索其中存在的问题,并针对问题进行分析。   【关键词】办公用品;采购;管理;问题   1 办公用品采购集中管理   大型企业在会议接待、会展制作、用车采购等,都采取统一的管理模式,也取得较好的成效。在办公用品的采购中,因项目多,需要分散采供的因素,纳入统一管理范畴,还是有一定的困难。   办公用品可区分为高值管理品、低值消耗品两类。低值消耗品包括:签字笔、圆珠笔、打印纸、便签纸、记事本、计算器等低价值的日常办公用品。高值管理品包括电脑、投影仪、空调、档案柜等。在办公用品的采购管理中,由于低值易耗品使用量大,可控性低,但是,这也是不可忽视的一笔企业开支。从一家上市公司的子公司财务账单中得知,2012年的办公用品采购中,仅低值消耗品就高达25万。   零散的办公用品,采购频率高。入手公司没有相应的管理,就只有各个部分分散采购。在采购统一管理的趋势下,该上市公司也决定采取统一管理模式。这样的管理为企业所带来的好处很多:办公效率更高,确保企业业务加快运作速度。改善原本分采购下,采购价格高昂、设备维护成本高等情况,避免在行政安排过程中,浪费企业的财力、物力,直接减少企业成本。   2 规范化办公用品采购管理   因办公用品的采购繁琐、项目多,采用规范的办公软件,可达到精确管理效果。以库存管理为主,从采购、领用、发放等流程中,都能够实施有效的管理,可避免办公用品分散性采购中,出现闲置浪费、人为分散情况。   目前该公司已经将办公用品采购系统正式投入正常运作,前后效果有一个较为明显的比对。原本很繁琐、混乱的办公用品采购事宜,开始变得井然有序,效率明显增加。在增加企业效益的同时,也能够节约成本,将节约进行到底。在此调查中,该上市公司的经济效益相比之前,已节省了上百万之多。   2.1 供应商选择   采购供应商需要采购部门选择,然后统一品牌、统一商家、统一标准。从2008年开始,该公司更换原本的供应商,采取招投标的方式,从中选择质量可靠、价格公道的供应商。通过竞标后,最终选择一家民营办公用品的供应商家。其公司囊括办公用品、礼品、电脑周边等,有强大的经济实力,企业信誉度较高。   2.2 构建采购体系   企业采购管理需要形成一套体系,运用EBP系统,可将申购、批示、供应商招标、报价等,都可在系统中完成,避免许多繁琐环节。在产品和型号、价格需要采购部门人员,及时与供应商协商,并将其公布于公司内部网络,相关人员可通过系统,来获得所需要的信息。   该企业在各个部门的采购中,都设立了一位授权人,可以通过系统对采购信息进行查询,在系统中,可直接显示出产品的价格和相应的图片,一目了然。授权人发现系统中没有自己所要产品,可直接联系采购部门,获取相应的信息。在部门授权人提交申购报告后,系统自动根据其价格限额,发送到不同领导层,提醒相应的领导进行审批。在审批之后,采购部门才开始着手联系采购部门,进行采购,在确认订单后,供应商开始发货。   该公司以这样的内部采购管理模式,可做到每一笔采购清单都是清晰明了,账目清白。快节奏的采购模式,最大限度上,降低工作人员的工作负荷。供应商针对该公司的订单情况,统一进行订单确认,从早上9点开始,一直对其系统订单进行确认。供应商家有多个仓库,订单信息会根据情况,查询各个仓库情况进行发货。一旦有缺货、库存量少的情况,应选择距离最近的配送中心,先将订单货物调配,在将订单确认完全后,会及时将产品配送。一般数小时配送一次清单,随即开始包装上哦,并及时向公司所在地发送。该公司的配送商因送货量大,一般是配送前一天订单,根据楼层开始送货,分送到相关部门,确保商品的正确和完整。最后在系统上确认收货,采购信息会直接记录在公司账目中,月底采购部对信息进行确认,然后支付账款。   3 采购供应问题   在此次调查中,还是发现一些该企业在采购供应上所存在的问题,如下所示:   3.1 处理订单问题   目前供应商和采购部是采用传真方式对订单进行确认,可保障信息的准确性。然而,传真并不优化,供应商没有将传真与网络连接,这样就造成供应商无法及时收到订单,并及时将订单下达的问题,在运输操作的时间上也造成了巨大的麻烦。   3.2 协调偏差问题   在室内的配送过程中,办公用品有大的保险杠,也有一块小橡皮,在配送过程中,可能会导致协调偏差问题。   3.3 运输管理   在产品的配送过程中,对于一些紧急需要产品,因

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