天津师范大学出版类档案管理实施办法.DOC

天津师范大学出版类档案管理实施办法 第一章 总则 第一条 为了提高天津师范大学出版档案工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校和社会服务。结合我校实际情况特制订本实施办法。 第二条 本实施办法依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》，国务院的《科学技术档案工作条例》，国家出版局、国家档案局的《出版社书稿档案工作规定》，国家教委的《普通高等学校管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章。 引用标准：GB3792．5—85《档案著录规则》 GB／T 11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》 第二章 出版档案工作的基本原则 第三条 天津师范大学编辑出版发行的报纸、期刊、图书、音像等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等载体材料，均属出版档案。 第四条 出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。 第五条 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是我校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各社、部(室)负责人和责任编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收出版工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。 第六条 我校期刊出版中心、杂志编辑部、出版刊物的单位要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同我校档案部门认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。 第三章 出版档案归档范围的确定 第七条 确定的原则 1．归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2．归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3．归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。 第八条 归档的主要内容和重点 1．归档的主要内容包括综合管理，出版物的编审，出版等方面的内容(具体范围见附件一)。 2．归档的重点是出版活动各个阶段所形成的不同载体及文件材料，尤其是出版物本身。 第九条 不归档的文件材料 1．上级机关有关出版的普发性(非专指本校)不办的文件； 2．未生效的合同、协议书； 3．不退、不用的稿件，非定稿的稿件； 4．重份文件及校内单位发来的文件； 5．无查考价值的事务性、临时性函件； 6．校外单位交换来的材料； 以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料有本部门暂存。 第四章 编辑出版部门的立卷和归档流程 第十条 形成积累 1．期刊中心指定专人（兼职档案员）将本中心形成的工作规划、计划、规章制度、统计报表等文件材料按年收集、整理成卷，按时向档案馆移交。 2．出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确及时进行补救。 3．出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此问的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，放入袋内。 4．上述材料经主管审查和兼职档案员检查后，有兼职档案人员将材料信息著录出版档案计算机管理系统，并通过网络向档案馆移交，同时将与之配套的纸质材料送档案馆归档。 第十一条 整理组卷 1．综合管理性文件材料按内容立卷。以件为单位，装订后不能盖住字迹，每卷内附一份卷内目录，一份备考表，（卷内严禁圆珠笔、复写纸字迹）封面填写题名，卷内逐件盖件号章，每件各自编页号（非装订线一侧的下角）。 2．出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷，期刊一期组成一卷。校报几期组成一卷，注意分清年度，不可混年立卷。 3．跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。 4．出版档案内的文件，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。 5．卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片(放入声像档案内，并附参见号)。 6．页号的编制：卷内文件无论单面或双面只要有书写文字的，均应编写页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。 样书、期刊不编写页号，其页号以样书、期刊原有页号为准。 7．卷未备考表应逐项认真填写。 8．出版档案案卷标题以书籍著(译)者，书名为标题、刊物以刊名加刊期为标题。 第十二条 归档验收 1．书刊出版后一个月内，责任编辑应向出版社、编辑部兼职档案员归档。 2．期刊中心、校报编辑部的兼职档案员应在次年六月底前将上年应归档的出版档案，集中向校档案馆移交，移交时填写案卷目录一式二份。 3．出版物版权转移到校外出版社时，档案一般可随同转移。 第五章 出版档案的管理 第十三条 分类编号 1．按《高校档案实行分类法》进行分类标引，给出检索分类号。 2．根据出版档案的内容结构和形成特点，出