会务人员及时引导与会人员有秩序地离开会场.PPT

第四章 会议后的工作 1 案例 一、引导安全退场 一、引导安全退场 一、引导安全退场 一、引导安全退场 一、引导安全退场 二、离会服务工作 二、离会服务工作 二、离会服务工作 二、离会服务工作 二、离会服务工作 二、离会服务工作 三、会场清理与会费结算 三、会场清理与会费结算 三、会场清理与会费结算 三、会场清理与会费结算 自测题 * * L/O/G/O 引导安全退场 教学难点 离会服务工作 教学重点 一、知识和能力目标：让学生掌握会后工作的几大内容，包括引导安全退场，离会服务工作、会场清理与会费结算。 二、过程与方法目标：通过归纳、案例分析、模拟练习等方法让学生掌握会议后的一些工作知识。让学生学会发现式及自主式学习方法。 三、情感态度与价值观的目标：培养学生正确工作态度。 教学 目标 引导退场规范 会务人员及时引导与会人员有秩序地离开会场。能打开的大门都尽量打开，避免离场时出现拥挤现象。 提问：如果只有一个小门进出，有什么办法避免离场出现拥挤现象呢？ 引导退场规范 一般来说，先让主席台的领导同志退场。待领导同志离场后，其他与会人员再逐步按照会务工作人员的引导离开会场。 特殊情况处理 身体不佳的领导，可能会先行离会。这时，会议主持人和会务工作人员就要打破陈规，安排与会人员先行离开。 引导车辆驶去 对于使用车辆和与会人员自带车辆较多的会议，事先划分好大型客车、领导同志专车、与会人员自有车辆的停放区，区分停放。 引导车辆驶去 练习：请根据学校地图划分大型会议的停车区域。 特别提醒： 离会服务工作的内容 1.及时和与会人员清理结算账目。 2.提醒与会代表归还借用的文件、物品；不要遗忘自己的物品。 3.为与会代表预定并提前发放飞机票、车船票。 4.了解自带车辆人员的返回日程、路线及车辆油耗等情况。 5.安排送行车辆，将外地与会者送至机场、车站或港口。 6.请示领导后，为与会人员解决相关问题。 7.安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。 和与会人员清理结算账目 三种情况： 会议所有费用由主办方承担； 主办方担负会务费，其他费用由与会者自理； 所有费用都由与会者担负，承办方只负责会务组织和服务。 发放回程票，安排人员送站 送站工作根据与会者身份、职务、年龄和身体状况以及车辆的承载能力安排合适的人员和车辆送站。 知识扩展 乘飞机流程： （1）到机场。 （2）办登机手续（也就是换登机牌）。 （3）过安检。 （4）候机。 （5）登机。 （6）找机上位置。 （7）餐食。（8）到达。 了解自带车辆人员的返回情况 帮助与会者选好返程路线，选择好的加油站把车油加满，处理好各种特殊情况。做好电话回访，询问是否安全到达。 安排好暂留人员 个别与会者因各种原因，开完会后需要暂时停留几日。会务人员要帮助他们安排好住宿和膳食方面的相关事务。如果与会者有特殊要求，会务人员应该在领导批准的情况下尽力帮助解决。 思考：某出版社哪些方面的服务不到位？他们怎样做才能避免与会者结账排长队的现象？怎样才能避免与会者的所有抱怨？ 会场清理 特别提醒： 会场清理的内容和程序 1.将租用或借用的设备、器材还给租用或借用单位；不能及时还的，应将其归库，并派专人保管。 2.撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植等。 3.清点会议用品、用具，能再次使用的要归库管理。 4.将会场中搬动过桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗干净。 5.撤走会场外的会议标志，如通知牌、方向标等。 6.清理回收会议文件。 7.通知配电人员切断会场不再使用的电源；通知服务人员关闭会场。 会费结算 1.住宿费、会场租赁等费用的结算 不包括房间的长途电话、客房的小酒吧、在酒店签单等费用。会务人员可以事先要求酒店宾馆撤掉这些服务项目或与与会人员交代清楚。 会费结算 会议经费付款方法和付款时间参考表 按账单支票或现金支付 活动后 事先确认 其他 支票或现金 当场结算或会后结算 事先申请 会中交通费 支票或现金 会后 事先商定 食宿费 现金支付 当场结算或会后结算 事先申请 资料和用品费用 现金支付 活动后 事先商定 培训费 支票或现金 会后 事先商定 设备租金 支票或现金 会后 事先商定 会场租金 付款方法 付款时间 费用确认 项目 会费结算 2.和单位财务部门决算和单位财务部门决算. 会前制定会议经费预算，审批后到财务部门预支。会后与财务人员按照经费预算计划，进行会议开支的财务决算。 *