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浅述基层气象部门如何规范文书写作 　　摘要:随着气象事业长足发展,气象部门公文往来也逾加频繁,文书写作也面临着越来越高的要求。本文根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和中国气象局办公室2004年印发执行的《省(区、市)气象局机关公文处理实施细则(试行)》,结合笔者在文秘工作中总结的一些经验,就如何规范文书写作进行初步探讨,对于规范基层气象部门文书写作具有一定的参考意义。 　　关键词:机关 公文 规范 　　 　　1 前言 　　随着经济社会不断发展,气象部门作为政府职能部门,其服务能力和服务水平都有了更高要求,部门间公文往来处理也越来越朝着规范化、制度化、科学化方向发展。本文所指公文(包括电文,下同)是气象部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。 　　2 公文种类和格式 　　根据国发〔2000〕23号文件规定,行政机关的公文种类主要有13种,包括:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。基层气象部门常用的公文主要有通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等几种。 　　公文格式主要由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、版记等部分组成。 　　3 文书写作主要存在的问题 　　笔者通过在日常办公工作中对收发各类公文的注意和观察,并抽取一部分公文对照公文格式规定进行检查,归纳出文书写作常见的问题有行文不规范、文种使用不当和格式使用不当等几种情况。 　　3.1 文种使用不当 　　文种使用不当主要表现为将请示和报告两种公文混淆使用或联合使用,就是指将请示写成报告或将报告写成请示,有的甚至将两个文种一起写成“请示报告”。例如:《×××局关于××××的请示报告》等。请示和报告在使用上有着不同的目的性,因此是有区别的。请示适用于向上级机关请求指示、批准,必须符合一文一事的规则。对于请示类公文,上级一般会给予批复;而报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问等,上级不进行批复。 　　3.2 公文格式不规范 　　公文因其不同的种类,各类公文格式也不尽相同,公文格式不规范是文书写作中最常见的一种不规范情况。据笔者总结,公文格式不规范主要表现为标题不规范、发文字号不规范、行文格式不规范、落款不规范、成文时间不规范、加盖印章不规范,以及附注、版记、主题词、页码标注不规范等情况。 　　3.3.1 标题和发文字号不规范 　　1.公文标题出现顿号、逗号及书名号。根据文书写作办法规定,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。 　　2.发文字号中将年份简写,使用括号不规范也是常见的错误之一。 　　3.3.2 行文格式不规范 　　1.上行文误使用下行文和平行文的排版格式。根据公文格式要求,上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘应为80mm,而下行文的为25mm。上行文的发文字号是居左空1字排列,同行右侧还要标识签发人姓名,居右空1字排布,而下行文的发文字号居中排布。 　　2.发文字号和签发人均应用3号宋体字标识,签发人姓名误用3号宋体字标识。发文字号和签发人应用3号仿宋字体,但签发人后应用全角冒号,签发人姓名用3号楷体。 　　3.公文结构层次序数应严格按规定排列,如:“一、” “(一)” “1.” “(1)”,不能随心所欲标其他序数或字母序号。 　　3.3.3 落款和成文时间不规范 　　1.单一机关制发公文时,落款处仍签署发文机关名称。根据公文格式要求,对于单一机关制发的公文,落款处不署发文机关名称。 　　2.成文时间不规范。最常见的错误是将“二00×年×月×日”写成“二00×年×月×日”,年份应用大写字母“00”,日常工作中经常写成阿拉伯数字“00”。 　　3.成文时间位置不正确。单一机关制发公文的成文时间应右空4字排布;两个机关联合行文时,应分别标成文时间并拉开距离,左右各空7字;三个以上机关联合行文时,成文时间右空2字。 　　3.3.4 印章使用不规范 　　主要表现为加盖位置不对、方式不对,比如印章压住正文或距离正文较远,印章盖歪的、斜的等。根据公文格式要求,正确的印章使用方法为:印章应上距正文2mm～4mm,端正、居中、清晰下压成文时间。当印章下弧无文字时,采用下套方式;有文字时采用中套方式。联合行文时,主办机关印章在前,两印章间不能相交或相切,相距不超过3mm。 　　3.3.5 附注不规范 　　主要表现为该标注而不标注,比如请示类公文,应在附注处写明联系人和联系方式。还有就是附注位置不对或标点符号有误。附注位于成文时间下行居左空2字排布,内容用圆括号括入。 　　3.3.6 版记位置不规范