档案规范化建设实施方案.docx

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档案规范化建设实施方案

档案规范化建设实施方案   篇一:公司档案室建立的方案   公司档案室建立的方案   档案工作是企业自身建设的一项重要工作,对提高各企业各部门工作质量和效率有着重要作用。   一、 公司档案现状   目前公司档案大部分分散于各职能部门,各职能部门在从事本部门工作的同时因种种原因难免会无暇兼顾,造成部分档案资料的流失,同时员工在借阅非本部门档案时也有很多不便,不利于开展工作。此外,公司现存档案没有进行规范的集中管理,这就使得档案查找困难,这种种弊端使得公司的文档资源利用率低,不能很好地为公司的整体发展提供服务。   二、 档案室建立的意义   档案形成于公司日常生产管理过程当中,它不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史,而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况,是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据,是企业资产和生产要素的重要组成部分。   因此为了加强和规范我公司运管档案统一管理工作,避免公司档案资料的遗失,提高到公司档案的使用便捷性与利用率,使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化,为公司的长远发展提供参考与监督,结合工作实际,特制定出本方案。   三、 档案室建立的指导思想、管理原则和目标任务   指导思想:立足公司各部门工作特点,以服务为宗旨,加快档案室信息化进程,使档案室与公司各部门信息统一化,为公司的各个运营环节提供参照,促进公司的现代化步伐。   管理原则:以统一管理为原则,坚持资源整合和资源开发   目标任务:按分步进行、逐步完善的原则,扎实开展档案室建立工作,使我公司档案工   作更加规范化、标准化,为公司的发展提供参考与便利。   四、 工作计划   (一) 第一阶段:   1、加强档案室硬件设施建设,保障档案工作的顺利开展。   2、构建档案管理的整体框架体系,并制定相应的规章制度,作为开展工作的依据。内   容包括:档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。   3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍,各部门紧密配合,做好档案的及时归档入库   工作。   (二) 第二阶段:   1. 对积存实体档案进行有序整理,包括分类、编号、编制文件目录、全引目录、盖归   档章、装盒、排序、上架等。   2. 以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。   (三) 第三阶段:档案目录、数据录入,档案数字化。通过该阶段的工作,可以形成比较完善的档案管理系统,能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。   (四) 第四阶段:档案室的日常管理。依托前三个阶段对档案的分类入库,微机录入,以及保证档案室工作顺利进行的制度的制定,为档案的日常管理提供了依据准则。此外,在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容,使公司的档案管理不断完善,四个阶段相辅相成,加快公司档案管理的规范化、信息化进程。   五、 工作措施   (一)硬件设施的建设(见附表)   (二)做好资料的收集、整理工作   1、整理归档档案室现有的文档,按时间、部门、大类做粗略分类,并做好记录工作。   2、收集各部门存档的各类档案,做好文档的移交工作。具体工作参照《公司档案归档范   围》、《公司档案管理制度》、《公司档案管理办法》等的相关规定操作。   (三)各类档案的归档入库工作。   做好资料的收集工作后,严格按照《公司档案分类表》和《档案保管年限界定表》对各   类档案进行收集、归类、整理入库。   (四)编制档案目录索引,搞好档案软件录入工作。   将编制历年文书档案目录并逐一录入微机,以便于微机查阅。   (五)建立和完善档案建设的各类制度及簿册。   制定完善档案规范化建设管理的基本制度,同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。   (六)加强个部门间协作配合,规范的完成档案的移交工作   六、 实施步骤   (一) 完善档案室建立工作硬件设置。   (二) 制定档案室建立工作的实施方案,按计划逐步进行,各个环节要明确工作人员,由各部门指定人员专/兼职负责其部门的文件整理归档移交工作,分解落实责任。   (三) 对所收集档案有进行序规范整理入库,编制索引目录,然后建立与实体相对应的电子版内容。   (四)建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册,以便于档案的日常管理。   至此,我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理办法以及规范的建立流程共同构   成了我公司的档案管理体系,在实践中将不断完善,使我公司的档案管理成为公司不断发展的助推力。   篇二

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