《OutLook 将邮件移动或复制到个人文件夹》-(课件).pptVIP

Microsoft® Office Outlook® 2007 培训 管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹 [您的公司名称]提供： 管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹 课程内容 概述：您的电子档案柜 课程：将邮件存储到个人文件夹 该课程包含一个建议任务列表和一组测试题。 管理邮箱 III： 将邮件移动或复制到个人文件夹 概述：您的电子档案柜 个人文件夹文件类似于档案柜。 如何解释？它是一个存储邮件的位置，方便您日后轻松查找。 在本课程中，您将了解如何在自己的计算机上创建一个可以存储电子邮件的个人文件夹文件。 管理邮箱 III： 将邮件移动或复制到个人文件夹 课程目标 创建个人文件夹文件，使用该文件可以将您的电子邮件从服务器移至您自己的计算机上。 在个人文件夹文件中创建子文件夹，优化组织结构。 将邮件导出至个人文件夹文件以创建其备份文件。 课程 将邮件存储在个人文件夹中 管理邮箱 III： 将邮件移动或复制到个人文件夹 将邮件存储在个人文件夹中 个人文件夹文件位于您自己的计算机上。 这一点与拥有个人档案柜也很相似。 有了个人文件夹，您就可以创建自己的文件、主文件夹和任何子文件夹。 创建个人文件夹主文件夹和任意子文件夹后，有几种方式可将邮件移到文件中。在本课程中您将了解如何移动文件。 管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹 步骤 1：创建个人文件夹文件 要使用个人文件夹文件，首先您需要创建该文件。 此图片显示此过程和结果的摘要。 从 Outlook 主窗口中的文件菜单开始，然后指向新建。 单击 Outlook 数据文件。 管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹 步骤 1：创建个人文件夹文件 要使用个人文件夹文件，首先您需要创建该文件。 此图片显示此过程和结果的摘要。 选择 Office Outlook 个人文件夹文件 (.pst)。 创建了新的个人文件夹存储文件之后，您会在邮箱下的导航窗格中看到结果。 管理邮箱 III： 将邮件移动或复制到个人文件夹 步骤 2：创建子文件夹 创建个人文件夹文件后，您就可以在归档系统中设置子文件夹。 在导航窗格中进行设置。 要开始设置，右击个人文件夹，然后单击新建文件夹。 在名称框中键入子文件夹的名称。 确保选择个人文件夹作为存放子文件夹的位置。 步骤 3：移动邮件 在设置包含子文件夹的归档系统后，可以通过选择邮件和使用快捷菜单将邮件移到子文件夹。 右击邮件。 在快捷菜单上，单击移至文件夹打开移动项目对话框。 在移动项目对话框中，选择个人文件夹下面的目标，然后单击确定。 管理邮箱 III： 将邮件移动或复制到个人文件夹 管理邮箱 III： 将邮件移动或复制到个人文件夹 是否需要副本？使用导出 通常在使用存档文件夹或个人文件夹时，是对邮件进行移动操作。 因此，如果您要复制邮件，您会怎么做？导出。 导出邮件时，它们保留在原始位置，同时也在新文件中创建其副本。 这意味着导出邮件过程将使邮件的数目和所需要的空间加倍。因此，如果您尝试清理邮箱，导出并不是一个好方法。 管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹 是否需要副本？使用导出 通常在使用存档文件夹或个人文件夹时，是对邮件进行移动操作。 因此，如果您要复制邮件，您会怎么做？导出。 但是如果您要对一个正在处理的邮件创建备份副本，例如要创建关于特定项目或问题的邮件备份，采用导出方式就很有用。 使用唯一名称 无论何时创建新个人文件夹文件，新文件夹的默认名始终是“个人文件夹”。 如果您创建了多个文件（例如因为您希望您的每个项目都有一个个人文件夹文件），不难将几个文件夹都命名为“个人文件夹”。 使用相同的名称表示不同的对象使它们很难区分。 管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹 使用唯一名称 如何区分不同的“个人文件夹”文件夹？ 在创建 Microsoft 个人文件夹对话框中的名称框内键入文件名，为文件命名，当您新建个人文件夹文件时，就会看到此文件名。 此图片显示了其唯一名称 Contoso。 只要创建新的个人文件夹文件，就为其给定唯一的名称。 管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹 管理邮箱 III： 将邮件移动或复制到个人文件夹 了解您的 PST 所在的位置 本课程前面提到您的计算机上存在一个个人文件夹文件。 但是具体在哪里呢？ 创建个人文件夹文件或 PST 后，导航窗格中就会出现一个文件夹，在其中可以看到该文件。 了解您的 PST 所在的位置 本课程前面提到您的计算机上存在一个个人文件夹文件。 但是具体在哪里呢？ 在 Outlook 主窗口中，单击文件菜单上的数据文件管理，也可以查看此文件所在的位置。 在帐户设置对话框的数