确保电子邮件被读取6种方法.PDFVIP

确保电子邮件被读取的 6 种方法 如果您和我们中的很多人一样，每天收到大量电子邮件，可能只用 15 秒钟的时间扫视邮件内容来确定邮 件的相关性。那么现在请想象一下，其实别人也是以同样的方式查看您的电子邮件的。如果他们无法快速 了解邮件的目的，很可能会直接将其删除或留在收件箱里，供“日后”查看（如果还有这个“日后”）。 在本文中，我将会给出 6 个技巧来确保您的电子邮件被读取并且得到应有的关注。 1. 清楚表明邮件的目的 收件人收到您的电子邮件时，应当会快速扫视一下，看看邮件与自己是否相关以及邮件内容是否重要。他 们可能会在 Microsoft Outlook 中预览您的邮件，或者使用 Windows Phone 或 Windows Mobile 设备（如 个人数字助理 (PDA)）进行预览。或者他们可能只是看一下收件箱中的主题行。如果主题行令人费解并且 无关紧要，那么您的邮件必然会被立即删除。下面举出了一些示例，说明主题行中可以包含哪些内容来确 保收件人打开您的邮件：  标准的主标题，例如“操作请求”、“回复请求”、“供参考”或者“只读”，具体取决于邮件 正文中指示的操作。  与邮件相关的有意义的目标或支持项目，例如“05 财年预算预测”。  请求的操作（如果适用），例如“合并部门预算电子表格”。  到期日 （如果适用），例如 “到 7 月 7 日截止”。 这里给出一个有效的主题行的示例，“操作请求 - 合并 06 财年预算的所有部门电子表格并在 6 月 15 日 前发给我”。 2. 告诉收件人需要执行的操作 清楚地说明您想要收件人执行的操作。给出具体的指示并将与操作相关的所有资料放在一个地方。要想得 到更快的回复，请说明该操作与收件人目标的相关性，并始终给出最后期限。同样重要的是，要清楚地说 明您希望收件人执行何种操作。您可能请求的操作基本分为四种类型。如果弄清楚了这一点，收件人将很 可能会读取您的电子邮件并立刻执行操作。这四种操作类型包括：  操作：收件人需要执行操作。例如，“请给出能将差旅费和招待费用降低 5% 的提案。”  回复：收件人需要以特定的信息回复您的邮件。例如，“请告知您是否可以参加星期五上午 9 点 的员工会议。”  只读：收件人需要读取您的邮件以确保了解某些信息。无需回复。例如，“请在 8 月 12 日举办 的下一次员工会议之前阅读所附的销售计划。”  仅供参考：收件人应将您的邮件存档以供日后使用。无需回复。实际上，读不读邮件也是可选的。 例如，“记录中随附的是您填写的费用报告。” 3. 提供恰当的数据和文档 请确保为收件人提供所需的一切信息来完成操作或成功回复您的请求。您不应该让同事需要再次向您询问 信息，无论是支持文档还是指向共享网站上某个文件的链接。您可以将支持信息包含在邮件正文、附加的 文件或者附加的邮件中。在 Windows Live Hotmail 中，您可以使用“快速添加”功能在电子邮件中搜索 或插入内容（例如图像、视频、餐厅详情、地图、电影时间等），所有这些操作都无需离开 Hotmail 即可 完成。此外，如果您想要收件人填写表格，最好附上一份填写的表格样本以指导他们进行填写。 1 / 3 4. 只将电子邮件发送给相关的收件人 将电子邮件发送给适当的收件人。您只应将邮件发给那些需要在主题行完成操作的人。在“收件人”行中 输入姓名时应给予关切和尊重。当人们注意到您给予的关切之后，效果会更好。这里给出了两个简单的问 题来帮您筛选收件人名单：  邮件和收件人的目标有关吗？  收件人负责主题行中的操作吗？ 5. 明智地使用“抄送”行 将大量的收件人放到“抄送”行以确保万无一失，这的确很诱人，然而这同时也是以最快的速度营造无益 环境的方式之一。使用“抄送”行时，要考虑以下几点：  不要指望“抄送”行上的个人会执行任何操作或者给予回复。收件人只需要读取或存档邮件。  只有那些有意义的目标受到邮件影响的个人才需要放在邮件中。如果您不确定信息是否与同事的 目标有关，请与该同事确认他们是否想要接收该主题的邮件。 6. 在单击“发送”前询问“最后的问题” 您最后要做的事情是检查自己的工作以确保您在支持有意义的操作。发送清楚明了的电子邮件会减少您发 送和接收的邮件容量