承办人员档案管理常见问题.PDFVIP

承辦人員檔案管理常見問題 Q1 ：承辦單位檔案送歸檔前，應注意事項為何 ？ A1 ： 一、填妥年度號、分類號及保存年限 ： （一）承辦人員 需於公文書右上角填妥年度號、分類號及保存年限 ； （二）檔管人員發現分類號及保存年限錯誤時，得依法令規定逕予更正。 二、編寫頁碼：應逐件逐頁編寫頁碼，並於首頁註明總頁數，加蓋承辦人員職名章。 三、蓋騎縫章： （一）文稿有2頁以上者應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章； （二）附件屬書本形式或難以隨文裝訂者，得免蓋騎縫章或職名章 ，但需於首頁加 註＂加一冊＂（例如：共 10頁加 1冊 ）。 四、原件歸檔： （一）公文書以原件歸檔 為原則，有附件者，數量以一種一份為限； （二）未以原件歸檔應敘明理由簽奉權責長官核准後，始得以影本辦理歸檔； （三）影本歸檔應於 本文加註 與原件相符並蓋承辦人員職名章。 五、添註塗改：應於文稿添註塗改處蓋職名章。 六、併／彙辦文號：請註記於文件左下角。 七、其他注意重點： 法規明定下列情況，檔管單位應退請承辦單位或文書單位補正 ： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。 （四）案件