整理的一般要求.PPT

目 录 主要修订内容 整理的一般要求 纸质归档文件的其他整理要求 电子文件的其他整理要求 01、主要修订内容 一、修订背景 1、电子文件整理问题 2、档号编制问题 3、装订问题 4、页码编制问题 5、归档文件目录项目设置和填写问题 01、主要修订内容 二、修订过程 01、主要修订内容 三、修订思路 01、主要修订内容 四、主要修订内容 01、主要修订内容 01、主要修订内容 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 02、整理的一般要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 04、电子文件整理的其他要求 ◆编号 定义：归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。 （归档章） 定义：就是档号在纸质归档文件上的具体体现。 盖章位置：盖在文件首页上端正中位置。如正中位置有字，可盖在其它位置，但以上端为宜。如文件需保持原貌或文件首页确实没有空白位置，可在首页前附纸页，在上端盖归档章。统计报表等横式文件，在首页右侧中央盖归档章。 旧归档章 新归档章 ◆编目 定义：编制归档文件目录 ■几点要求 1、推荐由系统生成或用EXCEL进行编制。采用A4幅面，页面横向设置。 2、按照档号顺序编制。 3、归档文件目录输出纸质件时，不宜双面打印。 原归档文件目录格式 新规则中归档文件目录格式 1、序号：即文件的顺序号。用阿拉伯数字从“1”编制。一件归档文件一个序号。 2、文号：即发文字号。由发文机关、年度、发文顺序号组成。如：双档发〔2016〕5号。年度用六角括号〔〕 ，不是（）也不是【】。发文顺序号不用0补位。 3、责任者：即发文机关。使用全称或规范简称。 PS:联合发文时要将责任者照实著录，责任者过多可适当省略。但立档单位是责任者的必须录、文号所代表的机关必须录。 4、题名：即文件标题。自拟题名的，外加[ ]。 5、日期：即文件的形成时间。多份文件为一件的，以第一份文件日期为准。如：2014年7月15日的文件。日期标注为没注明日期的文件用零补位。如。 6、密级：用汉字或拼音代码。如“机密”或“JM”。注明期限的要标注：机密1年或JM1年。没有密级的可以留空。 7、页数：文件总页数。 8、备注：填写需要说明的情况。如是否开放、移出、销毁、修改等。 原规则归档文件目录封面格式 新规则归档文件目录封面格式 一、修整 二、装订 三、编页 ■几点说明 四、装盒 ■几点说明 装盒是否放入归档文件目录？ 新规则没有强制规定。是否放入归档文件目录各有利弊。 ◆编制封面、盒脊和填写备考表 03、纸质归档文件整理的其他要求 03、纸质归档文件整理的其他要求 五、排架 ■几点说明 04、电子文件整理的其他要求 一、格式转换 二、元数据收集 元数据：描述数据的数据，对数据及信息资源的描述性信息。 元数据收集的作用：1、识别；2、评价；3、追踪资源在使用过程中的变化；4、实现简单高效地管理大量网络化数据。 相关标准：《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）,《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009） 三、归档数据包组织 四、存储 * 双鸭山市档案局文档科 张文成 电 话： 4284080 sysdajbgs@163.com qq:352129111 指导思想 不颠覆 不折腾 不遗漏 遵循