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半现行文件的科学处置：三者并存 文件生命周期理论告诉我们，文件从其形成直至最后 销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个 生命运动过程中文件先后表现出三种明显不同的价值形态， 因而文件的整个生命运动过程具有明显的阶段性特征，可 划分为三个阶段，分别称之为文件的现行期、半现行期和 非现行期。虽然文件运动本质上与文件的移交、何存地点 变化和管理方式变化并无直接联系，但划分文件运动阶段 的目的是为了更好地管理文件，因此文件在其整个生命运 动过程的各运动阶段内应分别采用何种存放地点和管理方 式为宜，这便成为我们必须考虑和解决的问题。 现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文 件应存放于档案馆，己形成共识，且世界各国普遍如此， 而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的 做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立 自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案 工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的 基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一 半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文 件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科 学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中 迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下 世界范围内处置半现行文件的各种模式。 一、文件中心 文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种 组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而 是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案 馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、 财、物和管理自主权，其人员编制属单独列编的档案管理 事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管 理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务， 不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期 满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移 交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既 不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过 渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文 件运动规律办事。 由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约 化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理 硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这 些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管 理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、 物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了 文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件 形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既 能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找 利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如 此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。 但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文 件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要 吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之 外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢? 二、商业性文件中心 受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件 中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也 是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一 样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地 区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理 自主权，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心 内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需 要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供， 且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进 入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代 替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有 偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定 的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不 靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造 一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。 不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件 管理的特色，完全按照文件运动规律办事。 由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社 会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一 样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件， 经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整 体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。 总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。 当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单 位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商 业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位， 它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备 条件又不经济的单位，