巨人慈善基金会内部控制制度.PDFVIP

巨人慈善基金会内部控制制度 一、基金会办公会议制度 为了更好地开展基金会的各项工作，加强部门之间工作的相互交流与合作，特制定基金会办 公会议制度。 （一）基金会办公会议，由正副秘书长、部门负责人参加。办公会议一般每月召开一次， 由秘书长主持，办公室负责通知、记录及编写通报。办公会议主要总结基金会各部门前一段 时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点，并具体布置工作任务。 （二）坚持民主集中制原则，既要充分发扬发主，又要高度体现集中，为基金会决策提供科 学依据。 （三）各部门需要提交办公会议讨论的事项，应事先作好充分准备，提出意见和设想，便于 在会议上及时落实、制定方案。各部门负责人应大胆工作，敢于负责。 （四）严守会议秘密，遵守会议纪律。若违犯纪律或泄密并造成不良影响的，一经查实，视 其情节轻重给予严肃处理。加强团结协作，确立全局观念，互相学习支持，共同做好基金会 的各项工作。 （五）因故无法参加或无法准时参加会议者，应向秘书长请假并说明理由。 二、行政事务管理细则 为了加强基金会行政事务工作管理，提高办事效率，节约行政经费开支，根据国家财政部有 关规定，结合基金会的实际情况，特制定本管理细则。 （一）文件管理 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。基金会文件由办公 室统一发放、传递、保管和立卷归档。 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。 文件由办公室专人负责编号登记。 1、起草文件统一填写巨人慈善基金会基金会发文稿，准确注明文号、标题、印数、发送范 围。 2、所有文件由相关部门起草，秘书长签发，必要时报主管理事长审批。 3、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、 文字精炼、用语准确。 4 、所有文件一律加盖公章后发送 5、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。存档时文件需存底稿并附两份正式文件，信 函需存底稿。 （二）档案管理 档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。各部 门必须按本制度认真做好档案管理工作。 1、基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、 内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 2、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。 3、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理： （1）永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批 文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活 动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书； （2 ）十五年保存：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按 国家相关规定执行)； （3 ）五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文 书； （4 ）一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必 要文书。 5、各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案，由各部门负责整理装订，以左方装订为 原则，右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其 整齐，再装订。 6、所有档案由办公室指派专人保管。 7、因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相关领导人批准后方可调阅。 跨部门档案调阅须秘书长批准。 8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。 调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过8 个工作时。 9、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。 10、如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。 11、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相关领导人批准后方可销毁。 12、销毁档案须两人以上人员共同完成，秘书办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记 表》，档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。 13、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，办公室一份。 14、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。 15、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 16、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。 17、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。 （三）信件收发，报刊订阅，以及基金会网站 1、信件收发 （1）各部门需邮寄的信件均由办公室指定收发员清点、登记