项目管理中地沟通技巧.ppt

第一章 项目经理需经常沟通： 保证项目顺利进行 及时发现潜在问题 征求到改进项目工作的建议 保持客户的满意 避免发生意外 处理信息的方式 传递信息的方式往往决定沟通的结果。 同样的信息分几次给不同的人传递，信息内涵可能会不同； 我们的传达方式也可能有所不同，我们可能从前一次的传递 中获得了某种补充，而在下一次传递时就有所不同； 沟通要学会转换角度看问题。我们可能从不同的角度思考， 而使得传达的信息有所不同；对于一件事的处理方式或看法， 若换成另一个角度来看的话，就会有不同的结果。 我们可能处于不同的心境，所表示的信息也会有所不同，不 同的接受者对信息的反应也会不同，这就如同按同一支舞曲 和不同的舞伴跳舞时的感受不一样。 沟 通 效 果 单向沟通：垂直式：上级向下级，无反馈。具有迅速的优点，表面上感觉有效率，由于没有问题及威胁的回应，使之有保护与安全感。如果指令执行失败，他可以责怪接收者未能按照实施。 双向沟通：水平式：相同职别员工之间互相传递信息。有反对杂音及稍欠秩序，发讯人可能要忍受对理念或方法上的批评、评估。由于给接收者检讨和了解需求的一个机会的缘故，信息易被了解，接收者将更有信心积极策划。 单双向转换：信函和备忘录可属单向沟通，但收到了回音，给予发问及确实了解的机会，则变为双向。 支持性的沟通气氛 防卫性的沟通气氛 1．平铺直叙 1．批判评价 2．针对问题 2．控制掌握 3．自发性 3. 谋略性 4．同理心 4. 冷漠性 5．平等性 5. 优越性 6．建议性 6. 武断性 沟通关键是——态度 态度是最重要的资产 口头沟通与书面沟通 （一）口头沟通 1. 优点：费时不多、对不明白的地方可再予解释、可用手势、语调和脸部表情解释观念、不必像书面沟通那样审慎用字或计划。比书面沟通更具影响力与说服力。富人情味。 2. 缺点：口头沟通很难传达有关财务、效率等方面的讯息。讯息容易在口头沟通中被曲解。内容除非予以纪录，否则无法长久保留。难以确定法律上的责任。重要性不如书面沟通。 3. 口头沟通的原则：要以诚恳的态度谈话。采用客观性解决问题的语气谈话。避免曲高和寡，使谈话为每一位出席者所能普遍了解。应以同意的观点开始谈话。保持一种肯定积极的态度。注意倾听者面部的表情。 (二) 书面沟通 书面报告在您的事业生涯中极为重要，如何写好书面报告又是一门课程。 1．优点： (1) 适用于传送精确而内容一致的消息。 (2) 比较具有权威性。 (3) 时间上具有一律性，团体所有成员能在同时得到 消息。 (4) 有助于记忆和学习复杂的资料。 (5) 可备日后参考之用。 (6) 可防止消息传送时的曲解。 2．书面沟通的原则 (1) 简明扼要：结构与规格：标题是否明确、关键。不能以数字的多少为衡量，应求简短而明了，清楚而不见长。不叙述无必要的意见。如果你能使用较短的词汇，较短的句子，你的公文写作是成功的。 (2)单纯流利：熟知应写的内容，使用简短的语句与章节，语句连接密切，关系部分不可分离。 (3)有力：使人有深刻的印象。多用具体的用语，避免使用暧昧不明的词语。 (4)真切：真实具有人情味，少用冷峻言语，诚恳地指出对方的错误，不用强调语压制对方，勿骄勿矜，保持严正态度。内容：清楚地陈述事实，公正的结论。 上行沟通：下级对上级反应其意见。 下行沟通： 三类要告诉成员的内容： 1．必须告诉之事项： 2．应当告诉成员之事项： 3．值得一提之事项： 平 行 沟 通：发生于不同指挥系统，地位相当人员之中，也称跨越沟通。 非正式沟通：愈是正式沟通不足的机构，非正式沟通愈盛行。 第二章 一.理想的表达方式 ——你是说话的高手吗？ 1.明确目的、目标： ⒉掌握适当时机： ⒊了解对方： ⒋ 有明确的层次及要点 在做任何表达之前， 必须问自己三个问题： 1）为什么我要说这些话?我应该采用什么来证明我的话取得了效果? 2）我的关键信息是什么?怎样才能简化这些信息?我可以采用什么样的增进理解的方法？我应该采用什么样的传达手段? 3）谁是听众?听众的水平如何?背景如何?是否感兴趣?是否有时间?已具备哪