关于2007届本专科毕业生档案转递工作的安排-东北师范大学人文学院.docVIP

关于2012届毕业生档案转递工作的安排 各院（系）： 2012届毕业生档案的整理转递工作即将开始。整个工作将分两个阶段进行，第一个阶段是最后一次装档；第二阶段是发档。由于涉及毕业生成绩单及派遣报到证装档，使整个档案转发工作时间紧、任务急，要求必须准确无误。因此，每一位参加毕业生档案装档和发档工作的同志都要认真做好此项工作。 此项工作实行分工负责制。从档案材料的准备、装档、发档，要各负其责，协同做好档案转递工作。装档工作由各院（系）负责，由主管学生工作的领导带队，组织辅导员及学生干部进行装档，发档工作由档案室负责。具体要求如下： 一、学生档案装档内容： 1、学生登记表 表中含总结、自传，评语等，一定要填写完整。按项目要求填写完毕后，必须加盖学校公章，否则不能生效。（学生登记表盖各院、系章。） 2、毕业生登记表 按项目要求填写完毕后，必须加盖学校公章，否则不能生效。（毕业生登记表盖学院公章） 3、学生成绩单 由学院教务处提供，必须将以下6个印章加盖齐全方能生效。 ⑴教务秘书章 ⑵ 院长（系主任）章 ⑶学院公章 ⑷授予学位章（横戳） ⑸是否同意毕业章（横戳） ⑹成绩单制表人章（签字） 4、教育实习成绩评定表（或专业实习鉴定表） 必须有实习单位印章方能生效。 5、党（团）籍材料 党籍材料分党员和积极分子两部分： 党员需装以下材料: ⑴入党志愿书 ⑵入党申请书（最原始的一份） ⑶自转 ⑷支部综合考察材料 ⑸预备党员考核表(正式党员不装) ⑹入党转正申请书（正式党员必有，预备党员没有） ⑺政审（外调）材料（有，就装） ⑻思想汇报1—2份 积极分子需装以下材料： ⑴积极分子登记表 ⑵政审（外调）材料（有，就装） ⑶党校学员登记表 ⑷入党申请书一份（原始的） ⑸思想汇报1—2份 团籍材料（入团志愿书、入团申请书） 6、奖惩材料（例如：评优审查表等，到学生处取） 7、体检表 到学生处取 8、就业通知书 到就业办取。 注意 白联必须装在本人档案里 二、工作程序与办法 1．准备工作 在装档之前需要做好装档的准备工作。首先，应提前把装档需要的8大类材料收集全，然后，将各类档案按照学生名册顺序排列好，以便装档时方便、准确。 2．装档工作 主要任务是将各类档案材料按档案转递通知单目录顺序装入档案袋，填写档案转递通知单，粘贴邮寄地址。 3．装档方法 根据有关高等院校的实践经验，装档工作采取流水作业的办法，4个人一组比较合适，分工要明确。 具体分工： 第一人：合并材料（将收集来的材料同原档案材料合并，按转递通知单目录顺序排好后，由第二人填写转递通知单）； 注意：把特殊情况和缓档的档案，用铅笔在档案袋背面清晰标明留档原因。 第二人：填写三联单即档案转递通知单（邮寄地址按就业通知书填写），填好后，将档案转递通知单下两联剪下，连同材料装在档案袋里。 第三人：将档案袋封好，贴上封条；再将已经打印好的通讯地址粘贴在档案袋正面中间位置。如该毕业生到民营企业、外企、工厂等单位工作，应在档案袋机密框下方加盖“学生档案”章。 第四人:粘贴封口、并在封口处贴封条,并盖档案转递骑缝章。 最后：请各院（系）将存根上的地址、姓名同档案袋上的地址、姓名核对，无误后，将存根和装好的档案一并交回档案室。 三、装档要求： 1、填写学生档案材料须使用钢笔、并使用蓝黑色墨水，也可以使用碳素笔。 字迹要清晰、工整。凡用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯兰墨水、复写纸复写的材料，均不能归入学生档案。 2、受处分的同学档案不要封口，等验收后再封。 3、应届毕业生因欠费不能转档。（档案袋背面用铅笔标明欠费） 4、应届毕业生没有成绩单不能转档。（档案袋背面用铅笔标明挂科） 5、请不要装错重名学生的材料。 6、三联单的经手人填写辅导员老师的名字。 7、学生是党员，要检查党员材料是否齐全.(档案袋背面应用铅笔标明党员) 8、受处分和缓档的材料做好记录，所有档案数目点清后，交给档案室老师。 9、在归档时一定要认真、仔细核对正确，防止档案插错的现象出现。 10、档案转递通知单上填写的单位必须与派遣通知书的单位保持一致，以防档案寄错地方，造成不必要的麻烦。 11、装档时各院（系）的毕业生辅导员必须参加。 12、按着装档的通知时间按时交接档案。 不详事宜请咨询东北师范大学人文学院档案室 联系人：李婉书、王玉霞、王玉荣 联系电话： 东北师范大学人文学院档案室 2012年5月22日