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第八 章 公文類別與寫作方法 令、呈、咨、函、公告、書函、表格化公文、簽稿之寫作方法 壹、公文類別 一、類別： 令、呈、咨、函、公告、其他公文 二、其他公文： 書函、開會通知單、公務電話記錄、其他定型化公文 三、其他得視公務性質使用之公文： 手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略〈綱要〉、說帖等 貳、各類公文使用時機與對象 一、令： 公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 二、呈： 對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨： 總統與立法院監察院公文往復時。 四、公告： 各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時用之。 五、函：各機關處理公務有下列情形之一時用之 〈一〉下行函：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 〈二〉上行函：下級機關對上級機關有所請求或報告時。 〈三〉平行函：同級機關或不相隸屬機關間行文。 〈四〉申請函：民眾與機關間申請及答復。 〈六〉書函 1.用於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時。 2.代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表。其適用範圍較函廣泛，舉凡答復簡單案情、寄送普通文件、書刊或為一般聯繫、查詢等事項行文時用之，其性質不如函之正式性。 參、公文之分類 一、依行文系統分類： 上行文、平行文、下行文 二、依發文動機分類： 主動公文：創稿 被動公文：復文或轉文 三、依文書機密性分類： 絕對機密、極機密、機密、密 四、依處理時限分類： 最速件：一日 速件：三日 普通件：六日 限期公文： 專案管制公文： 五、依電子交換機制分類： 〈一〉第一類電子公文：經由第三者〈電子交換中心〉集中處理，具有電子認證、收方自動回復、加密等功能，並提供交換記錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值服務。 〈二〉第二類電子公文：屬點對點直接電子交換，具有電子認證、收方自動回復、加密等功能。 〈三〉第三類電子公文：屬發文方登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告之，不另復文者。 六、依公文性質及適用範圍分類： 稿本、正本、副本、抄本、影本、譯本。 肆、公文的結構 本體結構 一、內容結構 主旨：引據→起 說明：申述→承 辦法：歸結→轉合 二、形式結構 〈一〉令：不分段 〈二〉函：主旨、說明、辦法三段式 〈三〉簽： 主旨、說明、擬辦三段式→大簽〈正式簽〉。 條列式→簡簽 〈四〉開會通知單： 開會事由、時間、地點、主持人、出席者、列席者 伍、令之寫作方法 一、發布令 〈一〉可不分段，敘述時動詞一律在前。 〈二〉多種規章同時發布，可併入同一令內 〈三〉以公文分行或登載於政府公報，由各機關自訂。 二、人事令 〈一〉分任免、遷調、獎懲。 〈二〉由機關自訂表格。 陸、呈之寫作方法 一、對總統有所呈請或報告時用之。 二、活用三段式。 柒、咨之寫作方法 一、總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之，屬於平行文。 二、使用情形 〈一〉徵求性：提名人選徵求同意。 〈二〉答復性：行使同意權結果答復總統。 〈三〉洽請性：總統請立法院召集會議。 〈四〉移送性：通過之法律案送請總統公布 三、活用三段式 捌、函之寫作方法 一、製作要領—一般原則 〈一〉文字敘述簡、淺、明、確。 〈二〉正確使用標點符號。 〈三〉來文只摘述要點，避免層層套用來文。 〈四〉避免艱深、無意義或模稜兩可之詞句。 〈五〉語氣肯定、用詞堅定、互相尊重。 二、分段要領 〈一〉活用三段式。→案情簡單可用主旨一段完成者，勿硬性分割成二段或三段 〈二〉主旨：說明行文目的與期望，應具體扼要。→為全文精要 〈三〉說明：案情必須就事實、來源或理由作詳細之敘述而無法於主旨容納時，可改為經過、原因等名稱。 〈四〉辦法：向受文者提出具體要求無法在主旨內簡述時。可因公文內容改用建議、請求、擬辦或核示事項等名稱。 三、各段規格 〈一〉每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加「：」。 〈二〉主旨一段不分項，文字緊接冒號之下 〈三〉說明、辦法如無項次，文字緊接段名冒號下書寫，如分項條列，應另行低一格書寫。 〈四〉分項條列如內容過於複雜，應編列為附件。 四、撰擬函稿應注意事項： 主旨： 〈一〉不分段 〈二〉行文目的要表達清楚 〈三〉不要拖泥帶水 〈四〉文字要簡潔，內容太長時，部分內容改列為說明 〈五〉行文主體不要弄錯 〈六〉上行文平行文下行文的目的語不可亂用 〈七〉語意要適當、正確 〈八〉主詞在前，且儘量以受文者之尊稱開頭。 說明 〈一〉引據文號、法令條文要正確、完整 〈二〉敘述要完全、正確 〈三〉條理清晰易懂、合乎邏輯 〈四〉數序排列要按規定使用 〈五〉陳復或准駁的理由要明白表達 〈六〉必要之說明不可省略 辦法 〈一〉周全可行 〈二〉不要解決一個問題，衍生其他問題 〈三〉沒把握地事情不濫作承諾 〈四〉除特殊情形外，要有法令依據 玖、書函之寫法 一、用於公務未決