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学校证书备案管理制度

一、总则

（一）目的

为规范学校证书备案管理工作，确保证书的真实性、有效性和完整性，维护学校正常的教学秩序和社会声誉，特制定本管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于学校颁发的各类学历证书、学位证书、职业资格证书以及其他相关证书的备案管理。

（三）基本原则

1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和教育行政部门的相关规定进行证书备案管理。

2.真实准确原则：确保备案信息与证书实际颁发情况一致，真实、准确、完整。

3.及时高效原则：及时办理证书备案手续，提高工作效率，保障证书的正常使用。

4.安全保密原则：妥善保管证书备案资料，确保信息安全，防止泄露。

二、证书备案管理职责分工

（一）教务处

1.负责制定证书颁发计划，明确各类证书的颁发时间、数量等信息。

2.组织证书的制作、审核和发放工作，确保证书内容准确无误。

3.负责收集、整理证书颁发相关资料，包括学生成绩单、学籍信息等，按照规定进行归档保存。

4.定期向教育行政部门报送证书备案数据，办理证书备案手续。

（二）学生处

1.协助教务处做好证书颁发的组织协调工作，负责学生证书领取的通知和管理。

2.负责审核学生的毕业资格、学位资格等，确保学生符合证书颁发条件。

3.对证书颁发过程中出现的问题进行调查处理，维护学生的合法权益。

（三）财务处

1.负责证书工本费的收取和管理，确保费用收取合理、规范。

2.配合教务处做好证书备案费用的结算工作。

（四）档案室

1.负责证书备案资料的归档保存，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。

2.按照规定提供证书备案资料的查阅服务，为相关工作提供支持。

（五）信息技术部门

1.负责证书管理系统的建设、维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。

2.协助教务处做好证书信息的录入、查询和统计工作，提高工作效率。

三、证书制作与审核

（一）证书制作

1.教务处根据教育行政部门的要求和学校的实际情况，制定证书制作方案，明确证书的样式、规格、内容等。

2.选择具有资质的证书制作单位，签订制作合同，确保证书制作质量。

3.证书制作单位按照合同要求和制作方案进行证书制作，制作过程中要严格遵守相关规定，确保证书内容准确无误、印刷清晰、质量可靠。

（二）证书审核

1.教务处负责组织对制作完成的证书进行审核，审核内容包括证书样式、规格、内容、印刷质量等。

2.审核人员要认真核对证书信息与学生学籍信息、成绩信息等是否一致，确保证书的真实性和准确性。

3.对于审核中发现的问题，要及时反馈给证书制作单位进行整改，整改合格后重新审核，直至审核通过。

四、证书颁发与领取

（一）颁发准备

1.教务处根据证书审核结果，确定证书颁发时间和地点，并提前通知学生。

2.准备好证书颁发所需的材料，如证书、封套、学生名单等。

3.安排好证书颁发现场的工作人员，明确职责分工，确保颁发工作顺利进行。

（二）颁发流程

1.学生按照通知要求，携带有效身份证件到指定地点领取证书。

2.工作人员核对学生身份信息后，发放证书，并要求学生在证书领取登记表上签字确认。

3.对于因特殊原因不能亲自领取证书的学生，可委托他人代领，但需提供委托人及受托人的有效身份证件和授权委托书。

（三）证书补发与换发

1.学生证书如有遗失或损坏，可申请补发或换发。

2.学生需填写《证书补发/换发申请表》，提交相关证明材料，如身份证复印件、毕业证明等。

3.教务处审核申请材料后，报学校领导审批。经批准后，按照证书制作与审核流程进行补发或换发。

五、证书备案

（一）备案材料

1.学校证书颁发情况汇总表，包括证书种类、颁发时间、颁发数量等。

2.学生证书信息明细表，包括学生姓名、性别、身份证号、专业、学历层次、证书编号、颁发时间等。

3.证书样本（一式两份）。

4.教育行政部门要求提供的其他材料。

（二）备案流程

1.教务处按照教育行政部门规定的时间和要求，将备案材料整理齐全后报送至教育行政部门。

2.教育行政部门对备案材料进行审核，审核通过后予以备案，并发放备案回执。

3.教务处将备案回执归档保存，作为证书备案的有效凭证。

六、证书查询与验证

（一）查询方式

1.学校建立证书查询系统，学生可通过学校官网或指定的查询平台，输入个人信息查询证书相关信息。

2.学校设立专门的证书查询咨询电话，为学生和社会各界提供查询服务。

（二）验证服务

1.对于需要验证证书真伪的单位或个人，学校可根据其提供的相关证明材料，通过证书查询系统或向教育行政部门核实后，