某医院医疗资源管理系统案计划- 电子公文的改善与规划.pptVIP

問題與建議 問題2 問題圖示 回覆 為何進入收文附件，卻沒有任何畫面。 盡速修改。 問題與建議 問題3 問題圖示 回覆 正常：上：加會簽者；下：被會簽者，層級及加會簽者相同。 異常：上：被會簽者，層級與加會簽者不同；下：加會簽者。 盡速修改。 問題與建議 問題4 問題圖示 回覆 為何在簽核表單資料夾及拒絕表單資料夾裡頭的電子收文單審核畫面有設置表單狀態、類別、簽核狀態，與種類讓使用者選擇。 因為這兩個畫面的下面沒有設置存檔的功能讓使用者使用，所以這些功能是無法產生作用的，不過還是會在下階段修改。 問題與建議 建議項目1 目前現況 建議 電子公文傳送流程。 公文處理人員→課長→經理→公文處理人員→加會簽給適當單位。 公文處理人員→課長→經理→加會簽給適當單位。 問題與建議 建議項目2 目前現況 建議 加會簽部分。 目前加會簽流程欄的選項只有“會”。 加上“否”選項，變成“會”及“否”讓使用者選擇。 特定權限者（經理）審核過後，只有在加會簽欄呈現“會”的公文，才會傳送到指定單位；在加會簽欄呈現“否”的公文，不會傳送到指定單位。 問題與建議 建議項目3 目前現況 建議 電腦判定部分。 任何使用者加會簽，按“存檔”之後，公文將會傳送到指定部門。 只有特定權限者（經理）在按“存檔”之後，公文才會傳送到指定部門。 非特定權限者（課長、公文處理人員）在按“存檔”之後，公文不會傳送到指定部門。 問題與建議 建議項目4 目前現況 建議 電腦判斷部分。 公文處理人員key意見欄→課長key意見欄→經理key意見欄→公文處理人員加會簽適當單位。 公文處理人員加會簽→課長增減加會簽單位→經理增減加會簽單位→電腦傳送加會簽給適當單位。 統整 改善部分 保留各大廠商原有功能 建立Key Word功能 建立夾帶“傳閱附加文件”功能 尚未改善部分 待審表單功能出現錯誤 收文附件功能出現錯誤 加會簽流程出現錯誤 簽核表單與拒絕表單出現多餘選擇欄 建議部分 建議精簡化電子公文流程 結論 11項問題與建議的提出：包含了功能、系統，及流程。 成效： Key word 功能建立。 夾帶“傳閱附加文件”功能建立。 系統錯誤修正。 電子公文流程精簡化。 其餘皆因實習結束，未能持續追蹤。 公文管理的發展流程： 紙本公文→第一版電子公文→第二版電子公文→目標醫院電子公文。 電子公文實行的必要性及急迫性： 更正紙本的缺失： 存取不易。 容易壓文。 收發不便。 容易遺失。 加會簽繁雜。 於2007年3月12日追蹤得知，第二版電子公文已正式上線。 謝謝聆聽請多指教 感謝院長室與資訊處協助 及指導教授之指導 /sundae_meng /sundae_meng 義 守 大 學 醫 務 管 理 學 系 學 生 實 習 專 題 報 告 /sundae_meng 動機及目的 動機 在一般的行政作業中，以人工方式來處理、傳遞公文，但人工作業有種種缺失，說明了人工的作業方式已不符時代潮流所需。 醫院對公文之作法與處理，迭加改革，力求簡化，以期達到提高行政效率的目的。 參與電子公文，以期在目標醫院推動電子公文，盡一份心力。 目的 藉由探討公文過去、現況及未來了解電子公文始由。 使目標醫院電子公文系統之流程、操作更為流暢及簡略。 藉由參與至專題，協助目標醫院推動電子公文。 專案目標醫院之簡介 目標醫院其願景為成為第一流的重症醫學中心，並以提昇醫療品質、培養卓越文化做為使命，而完整的電子公文系統應該是達成這兩項使用的重要基本因素。 而醫院的電子公文系統從購置、策劃至修改、測試才五個月不到的時間，至今仍為測試階段，對於常接觸公文者對於電子公文系統有許多的期許。 專案製作工具 本專案採用之製作方法主要有兩種，分述如下： 文獻分析法 一般電子公文資料 : 政府機構、學校電子公文相關資料。 該院電子公文相關記錄：會議記錄、電子公文教育訓練的Power Point。 訪談法 訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關執行人員，做更深入了解，所得資料正確性、可信度及全面性也較高。 專案內容 /sundae_meng 一、紙本公文處理 1.1 流程介紹 1.2 紙本公文使用上困擾 公文傳送時間不易掌控與時效性低。 公文存取及搜尋不便。 加會簽不便。 公文傳送流程不易管理。 二、電子公文 電子公文系統：一套軟體程式，將傳統人工公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編制、傳遞）皆由電腦來完成，此電腦化之公文系統稱之。 電子公文從系統來看 公文內容本身。 公文傳送流程。 電子公文對象來看 醫院內部。 醫院外部。 目標醫院的電子公文:目標醫院當初在設計電子公文流程時，是依照紙本公文的傳送流程下去設計的，因此電子公文流程與紙本公文流程之間是沒有任何顯著差異。