物业公司档案管理分类表.doc

资料 8.档案类目分类 8.1档案一级类目表 一级类目编号备注行政管理类1人力资源管理类2财务管理类3品质管理类4物业前期介入类5物业承接验收类6业主入伙管理类7顾客关系管理类8工程管理类9公共秩序管理类10环境管理类118.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限 一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存 期限类号类目名称类号类目名称 1 1  行政管理 行政管理 1-1组织机构1公司章程、验资报告、注册资料长期2股东会文件、董事会文件、监事会文件长期3机构变革记录、公司大事记长期1-2证照管理1证照原件长期2证照申办资料长期3证照使用记录3年4证照变更记录长期5证照年检记录长期1-3印鉴管理1印鉴制作、变更、废止记录长期2印鉴使用记录3年1-4行文管理1内发文件、外发文件、行文审批记录长期2外来文件及归档记录长期3请示、报告、函件长期4介绍信、授权书、委托书以及各种证明等长期1-5合同管理1标准合同范本长期2各类合同、协议原件及评审记录长期3各类合同、协议的执行记录长期1-6会议管理1各类会议记录、纪要和会议签到记录长期2会议决议处理记录长期1-7采购管理1物资需求计划和采购计划3年2采购比价记录3年3物资验收记录3年4供方评价记录和合格供方名录3年1-8库房管理1物资出入库记录3年2库存物资台帐3年3库存物资盘点记录3年4库存物资月报表3年1-9物资管理1固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等长期2办公设备、设施和工机具维修保养记录1年3物资盘点、调拨、转让、报损记录长期1-10宿舍管理1住宿人员情况及分布情况长期2宿舍检查记录1年1-11法律事务1法律纠纷记录长期2律师函件长期3讼诉材料、公证材料长期1-12新闻媒体1新闻发布记录长期2专题新闻报道长期1-13书刊档案1书刊目录长期2订阅及购买记录3年3书刊借阅记录3年1-14档案管理1档案目录清单长期2档案借阅记录3年3档案接收及移交记录长期4档案销毁记录长期1-15内刊管理1内刊原件长期2内刊稿件记录3年3内刊发放记录3年4内刊投稿奖励记录3年1-16水电管理1办公水电使用记录1年2宿舍水电使用记录1年1-17通讯管理1办公电话申办记录长期2办公电话分布记录1年3办公电话费额管理3年4移动电话费额管理3年5通讯录，包括各公司通讯录1年1-18参观接待1参观接待材料1年2来访领导题词签名册长期3来访者赠送礼品登记长期1-19外协单位管理1外协单位名录长期1-20企业文化1企业文化活动记录长期1-21声像档案1照片档案长期2光盘档案长期3硬盘档案长期4录音带档案长期5录像带档案长期1-22实物档案1证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等长期8.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限 一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存 期限类号类目名称类号类目名称 2 2  人力资源管理 人力资源管理 2-1人力资源规划1人力资源配备计划5年2工作分析和职位说明书5年2-2招聘管理1招聘申请3年2招聘计划3年3招聘启示3年4人才库3年2-3教育培训1培训需求调查3年2员工培训计划3年3内部培训记录3年4外送培训记录3年5