无锡双象超纤材料股份有限公司客户档案管理制度.PDFVIP

无锡双象超纤材料股份有限公司 客户档案管理制度 无锡双象超纤材料股份有限公司 客户档案管理制度 第一章 总则 第一条 为规范客户档案管理工作，通过标准化的制度，完整系 统地保存客户的信息资料，明确档案建立、档案维护、档案保管等的 管理标准，特制定本制度。 第二条 本制度适用于无锡双象超纤材料股份有限公司 （以下简 称“公司”）营销部门客户档案管理工作的实施及管理。 第二章 档案内容、形式及分类 第三条 档案内容主要包括： （一）客户基础资料：即所掌握的客户的最基本的原始资料，是 档案管理应最先获取的第一手资料。客户基础资料主要包括客户的名 称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人、创业时间、与本公司 交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。 （二）客户特征：主要包括服务区域、销售能力、发展潜力、经 营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营 管理特点等。 （三）业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理 者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系 及合作态度等。 （四）交易活动状况：主要包括客户的销售活动状况、存在的问 题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条 件、以往出现的信用问题等。 第四条 根据业务及管理需要，客户档案以文件文本档案及系统 电子档案两种形式建立。 1 无锡双象超纤材料股份有限公司 客户档案管理制度 第五条 客户档案分类进行三级归类建档管理。 （一）首选客户性质分类，根据公司业务类型，将客户档案划分 为PVC 人造革、PU 合成革、超细纤维超真皮革和其他类四类进行归 类建档。 （二）其次按客户地域分类，在根据客户性质分类建档后，依据 业务区域特点，将客户划分为不同的区域进行归类建档，便于业务管 理和组织发货。 （三）在以上两级归类建档后，最后根据实际情况，确定客户等 级标准，将现有客户分为不同的等级，按客户等级分类，以便于进行 销售管理、售后服务管理和货款回收管理。 第三章 客户档案的建立 第六条 建档前期调查 业务人员寻找目标客户，根据公司发展战略筛选符合公司的客 户，沟通洽谈，进行严格的资格审查，详细了解客户资金实力、网络 资源、市场拓展能力、信用度等。 第七条 档案的建立 （一）档案建立的提出 业务人员按规定提出《客户申请登记表》，并附客户工商营业执 照、税务登记证、企业法人代码证、法人证明等相关证件，经营销部 门总经理审批。 （二）系统电子档案的建立 1、数据统计调度员将客户资料录入软件系统，建立客户编号及 客户初始资料。 2、客服专员将客户资料录入客户资料系统，并建立统一客户代 码。 3、客户专员根据相关规定，建立客户资料记录电子档案。 2 无锡双象超纤材料股份有限公司 客户档案管理制度 （三）文件文本档案的建立 1、客服专员建立文件文档档案，与电子档案实行统一代码制， 并按规定将相关证件及办理手续资料一并存档，建立客户初始档案资 料。 2、根据档案管理内容，在建立客户基础资料信息初始档案后， 并建立客户业务状况、客户特征、交易活动状况资料卡，并根据客户 实际状况予以记录。 第四章 客户档案的维护 第八条 客户基本经营信息资料发生变更，档案管理人员须及时 更新客户资料管理系统内的相应内容，确保客户档案资料的准确性。 第九条 档案管理人员应根据业务发展状况、业务交易情况，以 及客户情况的变化，不断地加以调整，及时补充新资料，不断地对客