秘书与实务考试内容.docxVIP

选择 第一二章 一、秘书的职业定位 秘书界定：职务名称，处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务领导的人员，是领导的参谋助手。 秘书的职业角色： （1）秘书是为领导服务的人员： 从职责上看秘书活动具有被动性、从职能上看秘书活动具有从属性 p7 案例： 按照总经理的授意，某公司秘书起草了一份公司发展战略报告，印刷和发表时，应该如何署名？ 2）秘书是管理班子中不可缺少的重要组成部分： 秘书处于枢纽地位，承上启下、沟通左右、联系内外，承担计划、组织、协调等部分领导工作，是领导的“身边人” 二、秘书的基本素养 知识素养、能力素养、德行素养 1.知识结构：“杂家” 基础知识、专业知识、相关知识。三角从上到下p27 2.能力结构： 表达能力、观察与调研能力、处理人际关系能力、办事能力、操作能力、创新能力 德性修养 政治修养、道德修养、心理修养 （1）政治：思想端正、责任心强、觉悟高、忠于职守、廉洁奉公、服从安排、严守机密 （2）道德：忠心可靠、甘居幕后、服从领导、待人以诚、团结合作 （3）心理素质：保持心理平衡，积极快乐、自信沉稳、坚忍豁达、自我调节、心胸开阔 二、秘书工作基本内容 P9-14 第三章 一、接打电话 （一）拨打电话 1.流程 自我准备：心理/内容/正确号码、拨打对象 时机：避开节假日、休息时间、时差 自我介绍 陈述清楚 2.特殊情况的电话拨打 替领导拨叫电话：(本地、外地呼叫) （二）接听电话 姿势： 接听时间 自我介绍 确定对方身份、来电目的、记录准备 复诵来电内容、认真听记 挂机和道谢 （三）电话技巧 简洁、少打 语速适中 礼貌用语 最多等待7秒钟 避免喧哗 修正口头禅 调整情绪 勿同时接听多个电话 做好记录…… （四）特殊电话处理 1.直接找领导的电话 了解对方身份、目的 2.纠缠电话 态度明确，礼貌应答 3.投诉电话 4.匿名电话 二、接待来访 （一）接待准备内容 1.环境准备 场地、气氛（标语、花束、花草）等 2.物质准备： 洽谈、签约材料和办公用具 住宿、餐饮、交通条件 来客的参观考察、拜访 3.心理准备 （二）接待程序 1.有约接待 迎候 引导 告退 2.无约接待 了解身份来意 分流 婉拒来宾 礼貌相送 接待团体来访 （一）接待准备 1.了解客人情况（职务、人数、来访时间和意图、性别等） 2.拟定接待计划：确定接待规格、时间表、流程等 ☆ 接待计划包含内容 具体时间钟点、地点、来访内容、主要负责人、参加人 注意事项： （1）接待时间较长、内容较多，要把时间等逐项列出 （2）接待时间较短、内容简单，时间不必作为一栏详细列出 （二）接待实施 迎接：接机、接站等 ★会见、会谈接待：座次、记录、合影等 ★宴请 ★参观、对口交流、实地走访等 报道 送客 Ps （三）接待工作总结 整理记录、宣传和报道，内容包括： 1.时间、地点、人物 2.交流内容、成果（达成意向、签订合同） 3.其他情况：来访公司简介 第四章 办文 发文和收文的程序 发文 1.拟稿 2.审核：审核人：秘书部门负责人（办公室主任等） 审核内容： （1）公文正文（是否行文、行文方式） （2）公文格式 审核意见：“拟同意”…… 3.签发 （1）签发人：主办单位一把手或分管业务领导签发 （2）会签（会稿）：主办单位主动与有关单位协商、核签的一种办文程序 会签条件：公文内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。 例：广东省科技厅、农业厅等联合举办第七届农村青年科技月活动 4.复核（签发之后、缮印之前） 审核、签发手续是否完备 材料是否齐全 格式是否规范 5.编号：编排发文字号 （编号的方法） 6.缮印（缮校） 缮印：根据定稿制作正本、对已签发文稿誊抄或打印 7.用印 盖印要领 （1）用印端正、有力、清晰 上不压正文 下骑年盖月 （2）需要多个印章时， 有序排列、留好间距， 不重叠 （3）用印完毕， 适当晾干，避免涂抹 8.发文登记 收文 1.签收 核对件数、袋数 查看投寄地址 查对编号 2.登记 簿式登记联 单式登记 簿单结合登记 3.收文审核 审核重点内容：发送机关、行文规则、具体事项、会签情况、发出时间 4.拟办 对于一些需研究解决的问题，秘书部门负责人或秘书人员提出初步意见，供领导人参考 （1）拟办意见的撰写 对于牵涉范围窄、内容简单的公文，或无法把握的重大问题，无需提具体拟办意见。 如： “请***领导（分管领导）阅”、“请***部门阅” “拟请***部门办理”、“拟请***部门会同***部门办理” 对于牵涉范围窄、内容简单的公文，或无法把握的重大问题，无需提具体拟办意见。 如： “请***领导（分管领导）阅”、“请***部门阅” “拟请