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抓住时间的小偷 变幻莫测的时间小偷（一） 目标不明确 缺乏交流 缺乏信息 信息不完整 计划不周/不妥 责任分工不明确 等待回答 不速之客来访 拖延 消极的态度 语言障碍 文件不分类或分类过于笼统 文件乱放 找不到该找的人 变幻莫测的时间小偷（二） 期望过多/高 缺乏对别人说“不”的能力 信息过量 信息的延误 不能有效授权 效率低的会议 等人 电话打扰 过分卷入细节 电脑操作能力不强 E-mail过多 过期文件没有处理掉 办公设备老化或功能太少 找不对该找的人 抓住时间小偷的要诀 事先有计划 避免拖拉 避免打扰 合理授权 计划的重要性 如果你对自己的时间没有计划，别人就会替你“计划”，他们的事情就会决定你的工作的优先次序。 计 划 我们分配时间（=计划）越合理，对我们实现个人生活目标和职业目标越有利。计划意味着实现目标的准备。如果你对工作作出计划，那么最大的优点就是：计划意味着赢得时间 事务优先性 请您确定优先权 ABC—分析法 一种时间使用价值分析法表明，很重要（A），重要（B）和较不重要（C）的任务在时间使用时所占的份额。 ABC分析法 A--任务是领导层人士最重要的任务，它只能由专人或专门小组负责执行（不能分派），它所履行的只能具有最高价值。 B--任务是一般重要的任务，可以分派。 C--任务是履行职能的价值最小的任务，但是它占了日常工作量的绝大部分（日常事务工作、文件管理、阅读材料、打电话、档案管理、来往商业信函和其他管理工作）。 Eisenhower矩阵 重要 high II I IV III low low high 紧急 事务分类表 结果 使未完成的事项显而易见 使用透明文件夹 红色：重要且紧急的事情 兰色：重要但不紧急的事情 绿色：悬而未决的事情 无色：信息 ABC处理法 这样可以使你的工作显而易见且更有条理 计划以防突发事件 计划以防突发事件的三个步骤： 确认潜在问题，运用你在过去项目中所学的知识及他人的经验以及常识，预测你所有的工作步骤，针对每一个步骤都问问自己会出什么错？ 按照问题发生可能性的大小和严重程度将所有可能排定顺序。 针对每个问题制定不同的应对措施以尽可能地减少其负面影响。 避 免 拖 延——控制拖延的技巧 确定优先性/明确目标 根据预期目标，回到工作起点，将工作分成小单元 设定期限，准时截止时间 优先解决不太喜欢做的事情 给予自我奖励 取得足够的信息 处 理 打 扰 打扰的类型 控制技巧--问三类问题 必要 ———— 1、How can I help you? --确定你是否帮得上忙？ 必要，不紧急——2、Is it urgent? --确定他的需要是否紧急？ 必要且紧急———3、Could you give me five minutes to finish my work? --给自己留出时间来安排手上正在处理的工作 合理授权授权的技巧 挑选合适的人选 给予清楚的指示 给予相应的权利 继续给予关注随时了解进展 鼓励被授权者勇于承担责任 如果需要应继续给予支持和指导 你仍然必须负责 结 论 天网恢恢 疏而不漏 时间小偷 无处溜走 时间管理