档案管理学(新).ppt

“利用档案”和“档案利用工作”是密切联系而又不同的两个概念、利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。档案利用工作是指档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。 档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥档案的作用，是档案利用工作的直接目的。 * 二、利用工作在档案工作中的地位 档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。 1、利用工作代表整个档案工作的成果直接与各行业发生信息传递、文献供应和咨询服务关系，集中的体现档案工作的方向和作用。它是档案工作联系社会的一个窗口。是衡量档案工作好坏的主要标志。 2、档案利用工作在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。其具体表现在： * A、优于利用工作的开展，必然向档案工作本身其他环节提出相应的要求，促进这些工作环节的开展和提高； B、通过档案利用工作的时间，可以获得有关档案管理的反馈信息，能比较客观的发现其他环节工作的优劣，有利于扬长补短，不断提高管理水平； C、利用工作与广大利用者发生千丝万缕的联系，做好提供利用工作是对档案工作最实际最有效的宣传，不仅能够引起各方面对档案工作总的重视，而且会在档案的收集、鉴定等各项业务活动方面得到具体的支持。 总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。 * 三、利用工作的服务方向和服务态度 1、全面地为档案用户服务 2、主动地为档案用户服务 3、准确地为档案用户服务 4、有效地为档案用户服务 * 四、熟悉档案，了解需要 1、熟悉档案，主要指熟悉馆（室）藏档案的成分、内容、数量以及存放的库架位置，熟悉每一个全宗的形成和整理状况，以及全宗与全宗之间的有机联系，并且熟悉各全宗档案的利用价值。 2、了解需要，就是做好利用工作的预测工作。 3、熟悉档案和了解需求之间是彼此联系和相互促进的。熟悉档案要有一定的过程，熟悉的程度也大有伸缩性。如果熟悉本单位收藏的档案，便会有针对性的了解利用者的需要，从而主动的具体的安排利用工作。 * 五、正确处理利用和保密的关系 提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。 1、澄清利用危险，保密保险以及历史档案无密可保的错误思想。 2、要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。 * 第六章 档案的利用服务 第二节　档案利用服务方式 档案馆（室）提供单干为社会注意事业服务，是通过各种各样的方式进行的，一般有如下几种： 1、以档案原件提供利用。如档案馆（室）开辟阅览室，供利用者阅览一般文件原件。 2、以档案复制品提供利用。如档案副本，代替原件在馆内阅览。 3、综合档案内容编写书面资料提供利用。如编写各种参考资料。 * 1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年 1.4 讨论未通过的文件 10年 2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料。 2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久 2.2 讨论未通过的文件 10年 * 3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料。 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的 5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 * 5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5.2 本机关为协办的 5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副 10年 6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料 6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久 * 6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年 6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年 7 上级机关、上级领