档案管理工作细则.docx

PAGE \* Arabic \* MERGEFORMAT7 / 7 档案管理实施细则 目的 为加强公司的档案管理，规范档案的收集、整理、保管、借阅等工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》，制定本细则。 适用范围 本细则适用于股份公司和各分子公司在生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等形式的历史记录。 职责与权限 公司按照“统一管理、分级保管、分级查阅”的原则，财务部是档案管理的归口部门，确保档案的完整、准确、安全、系统和有效利用。 内容 档案的分类 按内容分:文书档案、图书档案、人事档案、销售档案、会计档案、审计档案、工程档案、设备仪器档案、合同档案等。 按载体形式分:声像档案、实物档案、盘片档案等。 归档管理要求 归档的文件材料必须完整，内容真实，准确系统地反映各项活动的历史过程；归档的文件材料必须是原件，文字图表必须清晰，不得用铅笔或圆珠笔书写，文件资料上不得乱涂乱画。 产品试制、设备、土建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落后，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后向财务部归档； 各项管理工作中形成的文件材料，在下年度5月前，将应归档的文件材料组成保管单位，由职能部门负责人审定后，向财务部归档； 凡本公司在管理生产各项活动中形成的照片、录音等，须三天内向财务部归档； 在归档移交资料时，须履行移交手续并有移交目录单； 人事档案按国家有关部门《关于人事档案的立卷规定》，随时归档。 财务部的会计档案，设专（兼）职人员负责资料档案的管理工作。 设备到货时，所在部门要指派专业人员参与开箱验收，1个工作日内随机文件资料向财务部归档。 工程建设项目，在项目竣工验收后，结算工程费用之前，由相关部门将应归档的文件材料及技术资料整理立卷,移交财务部存档。 财务部应做好日常文件的预立卷工作，并在工作完成后或在第二年5月底前将上年度需归档的预立卷的文件整理成册，移交档案室，任何人不得据为己有。 档案材料的归档应完整、准确、系统，立卷根据其特征，相互联系和保存价值分类整理，保证齐全完整，正确反映部门主要工作情况，建立“文件登记薄”或“立卷类目”，便于保管、查找、利用。 立卷整理规定 立卷应遵循文件材料的形式规律和特点，可按同一时间、同一发文单位、同一文件类型等特征组卷。保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 序号 立卷整理规定 档案立卷的整理应以档案分类为主，立小卷，一事一卷。 一个问题的请示、批复及其联系密切的来往文件不应分割，应组成一卷或连续组成数卷。 文书档案于当年立前一年的卷，并预立当年的卷； 工程档案立当年竣工工程卷，并将未竣工工程资料整理成册。 文件一般按年度分开立卷。报告、规定等按签发年；年度计划、总结、预算、决算按针对年；长远规划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、请示、批复时间进行组卷 卷内文件同一作者、同一问题、同一文种文件，按时间顺序排列； 同一问题的文件，须区别不同情况依序排列，即批复在前，请示在后； 正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； 重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后，非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据材料在后。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在批复年内立卷，未批复的放在请示年内立卷； 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷，跨年度的规划放在第一年立卷，跨年度总结放在最后一年立卷，案件文件放在结案年立卷； 卷内文件材料应按时间顺序排列，收文归档应公文处理单在前，收文在后； 公司内部发文，发文正稿在前，公文处理单附后，最后是发文底稿； 案卷装订的尺寸采用国内标准A4型，装订时应拆掉文件上的金属物。卷内文件标注页码，每卷不超过200页，超过200页的另组一卷； 案卷封面应填写立卷单位、案卷类、案卷标题、卷内件数、页数、起止时间、保管期限、案卷编号； 卷内目录应按文件排列顺序填写序号、责任者（发文单位）、文号、文件标题、发文时间、页号等。使用棉纱线装订，力求装订整齐美观； 其它载体的档案，根据其形态和保管技术条件的要求，做好编号、分类、标识，并编写相应目录； 档案保管员应按规定的格式，用电脑输入卷内文件目录，卷内目录应放在卷首，没有文件题名的，要根据其内容，拟写标题，会议纪录应填写主要内容； 卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸，卷内文件要去掉金属钉，对破损的文件要进行裱糊； 档案保管部门应逐项填写《案卷备考表》，写明立卷人、检查人、时间，案卷封面要逐项填写，字迹工整、清晰，题名要简明，准确反映卷内文件材料内容。 归档资料的范围：（公司需保存归档的所有资料） 类别 归档资料的范围 行 政 类 以公司文下发的各种正式文件。如决定、年度工作计划