采购员日常工作需协调事宜资料.docVIP

PAGE PAGE 3 【注】采购中心操作须知 10万元以上须立项申请，招标公告 10万元以上《比价分析表》同时要附上《约谈记录表》 谁叫货，谁发起补充协议 超一万且现购的物料可以不用做合同，否则，原则上超一万的物料都要做合同 凡非合同的采购，要做采购台帐 第一章 如何进行采购业务 A类：每个项目例牌要用，且不用受选型限制的材料 第一步：在项目立项时，供方管理部填写 HYPERLINK 采购细则附表/要量计划.xls 《批量要量清单》给成本核算中心，要数量 ※ 分支一：限定类 供方管理部召集项目采购员研讨限定参数及供应源数量 供方管理部编制 HYPERLINK 采购细则附表/限定参数清单.xls 《限定参数清单》，采购副总监签发，抄送项目采购员，项目经理 项目采购员在OA发布招标公示 项目采购员询价后做比价分析表，项目经理指定约谈对象 项目采购员组织约谈并形成约谈记录表，项目经理、采购员、供应商确认，同时合同范本需交所有供应商签字确认。 项目采购员把所有 HYPERLINK 采购细则附表/比价分析表.xls 《比价分析表》附 HYPERLINK 采购细则附表/约谈记录表.doc 《约谈记录表》传真到采购中心对应材料责任采购员 采购副总监根据权限报领导审批，审批件交跟进专员 跟进专员索取合同编码并写在《比价分析表》及《约谈记录表》审批件上，拍照给项目采购员 项目采购员发中标通知书知会给集团采购中心对应材料责任采购员、采购经理、成本两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目成本会计和材料稽查员 项目采购员发中标通知书给供应商，顺带一份供应商合作指引 项目采购员在OA上起草合同，并上传已批《比价分析表》及《约谈记录表》作会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员 项目采购员打印审批完毕的合同，一式七份，联系供应商盖章 项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员 跟进专员送财务部，同时对方签收，财务中心统一安排盖章 跟进专员收到盖好章合同，在签收表中做登记，通知供应商取合同，并分发合同 跟进专员将生效的合同原件一份交建筑财务部资金主管签收，由建筑财务部下发给建筑项目财务部。 ※ 分支二：选定类 采购员在OA上发招标公示 采购员电话向若干供应商询价，编制《比价分析表》报采购副总监指定约谈对象 采购员组织约谈，供应商须在合同范本和《约谈记录表》上确认签字 《约谈记录表》和《比价分析表》由采购副总监签字后送相关领导审批 《约谈记录表》审批件交跟进专员 跟进专员做好合同前身登记后分发经办采购员以便跟进合同是否及时签订 经办采购员索取合同编码并写在《比价分析表》及《约谈记录表》审批件上 经办采购员拍照《比价分析表》及《约谈记录表》审批件，OA中标知会给项目采购员、跟进专员、成本两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员 经办采购员发中标通知书给供应商，顺带一份供应商合作指引 经办采购员在OA上起草合同，并上传《比价分析表》及《约谈记录表》做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员 跟进专员传送合同审批件给项目采购员，项目采购员打印合同，一式七份，联系供应商盖章 项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员 跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章 跟进专员收到盖好章合同，在合同台帐和 HYPERLINK 采购细则附表/合同起草备忘录.xls 《合同备忘录》中做标识，通知供应商取合同，并分发合同 跟进专员将生效的合同原件一份交建筑财务部资金主管签收，由建筑财务部下发给建筑项目财务部。 B类 项目提需求才知道要买，集团定价和供应商，项目自己叫货 第一步 项目采购员以OA申购单形式提出需求 第二步 集团采购员起草 HYPERLINK 采购细则附表/核量联络函(申购).doc 《零星要量函》，经采购副总监签字后交跟进专员送成本核算中心（对OA已经成本审批的单可免这步） 第三步 采购员电话询价，供应商书面报价，形成《比价分析表》附原始报价单及经成本核算部签字确认数量的《零星要量函》或《申购单》 第四步 《比价分析表》统一交跟进专员，送采购副总监审核 第五步 根据采购授权规定送呈定标人审批，《比价分析表》审批件交跟进专员分发给对应项目采购员 ※ 分支一：要做合同 跟进专员做好合同前身登记，索取合同编码并写在《比价分析表》审批件上后分发经办采购员 经办采购员OA发《比价分析表》审批件照片，中标知会给项目采购员、跟进专员、成本两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员 对安装类合同和从未采购过的物料，经办采购员与项目经理做合同交底 经办采购员发中标通知书给供应商，顺带一份供应商合作指引 经办采购员在OA上起草合同