RFD智能档案管理系统解决方案.pdfVIP

RFID应用于档案局 解决方案 杭州紫钺科技有限公司 目录 一、档案管理的现状与问题3 1.1档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长3 1.2 档案存放次序较易被打乱4 1.3档案查阅耗时长4 1.4 档案的盘点操作不科学4 1.5对失效档案的管理滞后4 二、RFID 技术方案优势5 2.1RFID 技术简介5 2.2 RFID 5 将 技术应用于档案管理优势 三、项目方案设计6 3.1项目总体框架6 3.2 通道设计方案10 3.2.1 大门设计方案10 3.2.2 小门设计方案11 四、硬件产品应用方案14 3.1标签选型及设计14 3.2 阅读器安装16 3.3手持式阅读器17 3.4天线安装18 【摘要】 人们总是希望在需要一份资料的时候，能快速的查找到它，但在档案管理馆、 企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。 长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。目前国内档案馆主要运 用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中，起 着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、 盘点困难、处理时间长等低效率现象，而信息技术手段的应用则是解决问题的关 键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。 通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，杭州紫钺科技有限公司设计出 一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理 业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善。 【关键词】档案管理，RFID技术，方案设计，流程设计 一、档案管理的现状与问题 近年来，我国档案事业取得了长足的发展， 档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案 的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档 案管理手段与技术所导致的问题日益突显： 1.1档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长 传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰 写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档 案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、 一时得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动， 手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。 1.2 档案存放次序较易被打乱 虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意 性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查 找困难。 1.3 档案查阅耗时长 随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存 放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一 旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将 所有的档案筛选一遍。 1.4 档案的盘点操作不科学 由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一 般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这 种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘 点，那将是一项十分庞大的工程。 1.5 对失效档案的管理滞后 有效期限是档案价值体现的重要标志之 一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价 值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源 的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点 工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息 掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限 的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工 作带来额外负荷和成本。