电子文件管理与数字档案馆建设.ppt

陕西师范大学档案档案馆 赵豪迈 电子文件管理与数字档案馆建设 今日主题 电子文件的概念 电子文件管理原则 电子文件的技术鉴定 电子文件的归档 电子文件的移交、接收与保管 档案信息的数字化 电子文件的长期保存 电子文件存储媒体 数字档案馆概述 陕西师大档案馆案例介绍 电子文件的特点 （一）电子文件具备文件的基本特征 （二）电子文件自身的技术特点 （一)电子文件具备文件的基本特征 电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。（这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点） 1、电子文件也要求由法定作者制发 2、具有法定的权威性和现行效用 3、具有规范的体式和特定的处理程序 电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文件。 (二)电子文件自身的技术特点 由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为“数字文件”。（需要的信息用一串比特存储于与计算机存储器中，并可通过通信网络进行传输。） 编码形式上 数字化信息形态（二进制编码） 非人工识读性 对计算机系统的依赖性 信息的易更改性 载体特性上 载体与信息的可分离性 信息存储的高密度性 物理结构和逻辑结构的复杂性 载体的不稳定性 “数字信息”是电子文件的技术属性，而“文件”是电子文件的功能属性。电子文件是“数字信息”和“文件”的交集。 电子文件发展的四个阶段 一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件” 二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本 三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本 四、无纸阶段 电子文件的种类 如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。（如按电子文件的信息存在形式、电子文件的功能、电子文件的生成方式等） 数字文本(Digital Text)文件 数字影像(Digital Image)文件 数字图形(Digital Graphic)文件 数字语音(Digital Voice)文件 数字视频(Digital Video)文件 按电子文件的信息存在形式划分 二、电子文件管理原则 （一）档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作用，尤其是文件生命周期原则 文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程； 这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段； 文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。 （二）电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内容： 文档一体化的全过程管理 保障电子文件真实、完整、有效性 二、电子文件管理原则 二、电子文件管理原则 二、电子文件管理原则 二、电子文件管理原则 二、电子文件管理原则 二、电子文件管理原则 二、电子文件管理原则 二、电子文件管理原则 电子文件管理有关法规与标准 ： 《中华人民共和国电子签名法》 《国家标准：电子文件归档与管理规范》 GB／T 18894—2002 《DA/T 18 档案著录规则》 《DA/T 22 归档文件整理规则》 《电子公文归档管理暂行办法》 《公务电子邮件归档与管理规则》 《中华人民共和国电子签名法》，信息化领域第一部法律，2005年4月1日施行 三、电子文件的技术鉴定 电子文件的真实性、完整性、有效性 真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致 完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损 有效性：电子文件的可理解性和可被利用性 四、电子文件的归档 怎样做好电子文件的归档工作 (1)目前电子文件的归档管理实行“双套制”，即具有保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。 (2)电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定，并应包括相应的背景信息和元数据。 四、电子文件的归档 背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等。 元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据 四、电子文件的归档 电子文件归档还应该注意收集的有关文件： （1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统 （2）数据文件，指各种数据材料，定期拷贝，并将拷贝文件归档 （3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务数、操作手册等 四、电