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第四节 科技文件的归档 科技文件归档制度，是各企事业单位和国家机构为了做好科技文件的归档工作，根据国家的有关规定和本单位科技生产活动的特点及科技文件的形成规律而制订的指导科技文件归档工作的依据性文件。 （一）科技文件归档制度，必须符合本单位科技、生产活动和科技文件的实际。 （二）科技文件归档制度，必须与本单位其他相关的科技管理制度协调一致。 （三）有关规定应具体、明确。 （四）制定科技文件归档制度，要走群众路线。归档制度不能由科技档案部门主观拟订，应广泛听取各专业科技人员和有关科技管理部门的意见。 二、科技文件归档制度的内容 （一）科技文件的归档范围 归档范围就是确定本单位哪些科技文件必须归档，哪些不必归档。划定归档范围的标准是：凡是直接记述和反映本单位科技活动的，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应列入归档范围；凡国家规定不得归档的材料，不得列入归档范围。具体确定归档范围时，应从如下几方面分析。 1、研究和分析本地外的科技、生产活动的具体范围，从而掌握本地外单位科技文件的种类和成分，确定在归档范围中应该包括哪些方面的科技文件。 2、掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体。再以基本职能活动为中心，研究分析其它科技活动形成的科技文件，确定这些科技文件的归档范围。 3、正确划定本单位科技活动与政务文件、科技文件与科技资料的界限。避免将科技资料混入归档范围，把政务文件另行归档。 4、根据科技文件的保存价值，确定归档范围。把具有保存价值的科技文件划入归档范围。在研究分析保存价值时，既要考虑科技文件的历史价值，又要考虑科技文件在科技生产活动中的利用价值。 （二）科技文件的归档时间 1、按项目结束时间归档 按项目结束时间归档是指在一项科技、生产活动结束以后，把围绕该活动产生的全套科技文件一并归档。形成周期不太长的科技文件适宜这种方式归档。 2、按工作阶段归档 科技、生产活动周期较长的科技文件，可以按形成阶段归档。如一项重点工程或一个复杂的新产品设计，其科技文件可以按可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图或工作图设计阶段等，分别进行归档。 3、按子项结束时间归档 大型项目或课题研究，不仅设计、施工和研制的周期较长，而且每个项目往往都由若干个子项目、若干单位工程或若干专题组成。当一个子项目、一个单位工程或一个专题结束后，就可以将形成的科技文件归档。 4、按年度归档 按年度归档，就是在每年的年初，将上一个年度形成的科技文件整理归档，大体适用于以下三种科技文件。 （1）科技文件形成的周期较长，按年度归档比按阶段归档更适合的科技项目形成的文件。 （2）某些自然观测或观察活动中形成的科技文件。 （3）应该作为科技档案归档的科技管理性文件。 5、随时归档 机密性较强的科技文件，外购设备的随机文件，委托外单位设计的文件，设计变更、修改、补充或设备仪器维修等工作中形成的科技文件都应随时归档。 （三）科技文件的归档要求 1．科技业务部门是归档工作的主体。归档制度中应明确科技业务部门是归档工作的主体，因为科技人员熟悉科技文件的形成过程和保存价值，有利于保证科技文件的质量。 2．要保证归档文件的质量。归档的科技文件一定要经过归档前的鉴别、系统整理、组成案卷和编目，达到归档文件字迹清楚、用纸规范、图样清晰、完整准确，需要装订的要按要求装订。 3．档的科技文件，应做到线条、字迹清楚，纸质优良，签署完备。不能用铅笔、普通圆珠笔或复写纸书写，以利于长久保存。 4．保证归档文件的完整和质量，凡需要归档的科技文件，都应经过项目负责人的审定和有关领导的审批。审批表的内容包括：归档文件的项目名称（如课题名称、工程项目名称、产品名称、设备名称等）、项目代号、归档文件形成时间、项目负责人姓名、归档文件完整情况评价、审批人签字和日期等。 5．录音录像文件应保证载体的有效性。 6. 电子文件应以光盘为长期储存介质。 （四）科技文件的归档份数 凡是需要归档的科技文件一般归档一份，但重要的、使用频繁的则需要归档若干份。在具体确定科技文件归档份数时，要考虑以下几方面情况。 1．要考虑归档材料的重要程度。重要的，尤其是需要永久保存的的科技档案，其原件一般不宜外借，因此，应归档一至几份副本供日常使用。 2．要考虑日后利用的需要。对可能利用频繁的材料，应在归档份数上作出相应的规定。 3．经过科技档案部门汇总上报的材料。在确定归档份数时应作出统一规定。 4．要考虑科技档案部门汇总上报科技专业档案馆的需要。 第二章 科技档案概述 第一节 科技档案概念 一、科技档案的定义 （一）科技档案定义的表述方法 《科学技术档案案卷案卷构成的一般要求》（G