推供应商管控库存长庚医院资材管理再升级.DOC

推供應商管控庫存 長庚醫院資材管理再升級 【經濟日報／李文義】 2007.01.14 04:51 am ? 長庚醫院的資材管理，沿襲台塑企業資材管理50多年經驗，近來更積極推動「供應商管控庫存」機制，及與第三方物流公司進行策略聯盟，以更進一步提昇效能，回饋社會大眾。 資材管理規範，其內涵有存量管制、採購管理、倉儲管理三大機制，透過全面 HYPERLINK /search/?Partner=udn_tw_xml_search_hksearchtype=overtureKeywords=%B9%71%B8%A3 \t _keyword 電腦化運作，使相關作業環環相扣，作業簡化並確保資料的正確性，進而發揮最大的經濟效益。 存量管制 存量管制作業主要目的之一在避免物料「用而不備或備而不用」，其範圍如下： ?設定基準量：長庚醫院已透過電腦自動作業，將所有的醫療資材都納入「存量管制」。管制基準資料包括，設定月用量、購備期間、安全天數、最低存量、安全存量、採購地區別、用量查核週期、開單請購雨吉周期等。 ?請購作業：長庚醫院的請購作業，依其所請購的物料屬性而有所不同，主要分為常備材料和非常備材料。平時長庚醫院電腦資料庫會定期查核納入存量管制料項的庫存量。若電腦查核發現庫存量低或等於最低存量，則由系統自動產生請購資料，並於隔日系統查核無誤後自動傳送採購部，完全不需人工作業介入，以縮短訂購的前置作業時間。 ?庫存調撥作業：同一存量管制材料有多院區共同使用時，則每日由電腦查核。內購材料中，若其中某一庫別在庫量可用天數低於七天，或外購材料中某一庫別在庫量可用天數低於15天，即由電腦列印「庫存調撥提示單」，供用料管制部門研判調撥或採取其他處理措施。 各部門可從「院區庫存動態查詢」頁面了解院區庫存動態。其中內購材料是個別管制，若各庫別的實際月用量與設定月用量差異在上下三成者，電腦會自動以差異的半數修訂旬用量，並據以調整請購基準， 採購管理 凡採購作業中，有關廠商選定、詢價、開標、會簽、議價、訂購、進度與交期管制、合約採購、外購進口事務、交貨異常處理及採購管理績效評核等，均屬採購管理機能範疇。 ?合約查核作業：採購部收到個案醫院存量管制系統傳來的請購資料後，會於每日晚上10點開始自動查核是否屬於已簽訂供應合約的材料。若為合約材料且合約並無異常狀況，即由電腦彙整後自動透過電子採購平台，向廠商發出「訂購通知」，並將訂購資料傳送到個案醫院資訊處的電腦資料庫，次日由資材料庫自動列印「收料單」，供資材課待辦收料。 ?詢價作業：請購案件經電腦判定為非合約材料時，即由電腦查核材料有無供應廠商？若無供應商，電腦會自動列印詢價對象確認單，讓相關人員研判是否需開發為新供應商；有供應商資料時，則每天晚上進行批次處理，電子採購平台會將詢價單發佈給平台上的供應商會員。 ?報價、開標作業：當供應商於電子採購平台上接獲詢價單時，在報價截止日期限內應於線上回覆報價資料。電子採購平台會將所收集到的詢價單資料，回傳到採購部電腦系統中儲存，報價截止日兩天後進，行開標作業，電腦自動列印比價表、採購紀錄表等比價所需資料。 ?決購、議價作業：採購經辦人視廠商報價情形，採取下列措施── 1.可立即決購時：採購經辦經研判「比價表」等資料後，若最低報價廠商較前購記錄低，且各項條件均符合不需再議價或會簽條件時，則以「決購案號輸入」螢幕輸入決購案號，電腦列印「採購呈核表」及「採購明細表」，經採購組長核簽後呈核。 2.議價作業：若廠商報價高於前批購價，或市價已下跌，廠商報價卻未降低，或本次請購批量較前批量大而廠商未降價時，由採購主辦填寫「議價函」向廠商再次議價。 ?決購呈核作業：採購主辦經研判廠商議價資料後，決定擬購對象，輸入擬購廠商、單價、數量及批號，然後由電腦列印「採購呈核表」及「採購明細表」，再依訂購核決權限規定送主管呈核，並以「會簽、呈核進度輸入」螢幕輸入送呈核的案號，以進行進度管制作業。 ?訂購作業：電腦每日進行批次處理，將每日訂購檔中的資料傳送到電子採購平台，經由電子採購平台向供應商發出「訂購通知」，但供應商必須要登入電子採購平台時才會接收到「訂購通知」的訊息。另一方面，電腦會將訂購資料傳送到個案醫院資訊管理處電腦資料庫，並於次日由資材課自動列印「收料單」，讓資材課待辦收料。 ?合約採購：凡經常性採購且市價穩定的材料，應採用「合約採購」方式辦理，意即由採購部門將之事先招標選定供應廠商，並議妥供應價格及交易條件後，簽訂買賣合約書，以有效約束供應商履行買賣條約。除可免除重複逐案詢議價的複雜過程，也可降低該項材料的購備天數，降低庫存成本。 ?寄銷：近年來，寄銷（或託售）概念盛行，長庚醫院及台塑企業亦積極尋求和供應商簽訂寄銷採購機制，從過去的貨到時需銀貨兩訖，改成貨用了