档案管理制度..docVIP

百通能源XX集团有限公司 文件编号 JT/XZ/GL/2015-001 类别 GL 文件名称 档案管理制度（试行） 页码 PAGE \* Arabic \* MERGEFORMAT34 / NUMPAGES \* Arabic \* MERGEFORMAT3434 版本/Edition: A 修订版/Revision: 00 发行日期/Released Date: xxxx.xx.xx2015.06.23 百通能源XX集团有限公司 文件编号 JT/XZ/GL/2015-001 类别 GL 文件名称 档案管理制度（试行） 页码 PAGE \* Arabic \* MERGEFORMAT1 / NUMPAGES \* Arabic \* MERGEFORMAT34 编制 Prepared 审核 Checked 审批 Approved 版本/ Edition: A 日期/Date 2015.06.12 2015.06.23 修订版/Revision: 00 姓名/Name 李甜甜 签字盖章 Signature 文件号/ Ident.No.: JT/XZ/GL/2015-001 百通能源集团 档案管理制度（试行） 目的 为了加强集团公司的档案管理，规范公司档案的收集、归档和借阅，确保集团档案的完整性、准确性、系统性，避免因档案使用不当出现的问题和风险，特制定本制度。 适用范围 本制度适用于集团总部和项目公司档案的收集、整理、分类、归档及利用。 权责与定义 3.1 企业档案指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类纸质（电子）档案材料总称，是企业各项工作活动的真实记载和历史见证，是企业资产的重要组成部分。 3.2 档案管理：指档案的收集、整理、保管、借阅、销毁、盘查等活动。 3.3 本制度由集团行政部负责拟订、修改及解释，集团公司总裁批准后执行。 4. 内容 4.1 档案管理组织责任 4.1.1 集团总部及各项目公司分别设立档案总账管理员、人事档案管理员、财务档案管理员和综合档案管理员。 其中，集团档案总账管理员，负责集团公司档案总账及项目公司档案总账的管理工作。集团人事档案管理员负责集团总部及项目公司在总经办人员人事档案管理工作，集团财务档案管理员负责集团总部财务档案管理工作，集团综合档案管理员负责集团总部其他档案的管理工作。 项目公司档案总账管理员，负责项目公司档案总账的管理工作，项目公司人事档案管理员负责项目公司（总经办外人员除外）人事档案管理工作，财务档案管理员负责项目公司财务档案管理工作，综合档案管理员负责项目公司其他档案的管理工作。 4.1.2 各类档案管理员和档案总账管理员均可兼任，但档案管理员和总账管理员不能由同一个人兼任。 4.1.3 档案管理组织结构如下： ① 集团总部 集团行政部集团人力资源部 集团行政部 集团人力资源部 集团财务部 集团总部人事档案管理员集团总部财务档案管理员 集团总部人事档案管理员 集团总部财务档案管理员 集团总部总账管理员集团总部综合档案管理员 集团总部总账管理员 集团总部综合档案管理员 项目公司总账管理员 项目公司总账管理员 ② 项目公司 项目公司财务科项目公司企管科 项目公司财务科 项目公司企管科 项目公司总账管理员项目公司综合档案管理员项目公司财务档案管理员 项目公司总账管理员 项目公司综合档案管理员 项目公司财务档案管理员 项目公司人事档案管理员 4.2 档案资料提交 4.2.1档案提交责任部门在规定时间对档案进行收集整理。 4.2.2档案收集范围、提交责任部门和提交时间要求见附件13；其中，财务类档案资料分类、提交时间按照财务档案相关规定执行；人事档案分类、提交时间按照人事档案相关规定执行。 4.2.3集团总部、项目公司和集团其他法人单位均须按照附件13中归档范围对档案资料进行收集。集团总部和集团其他法人单位的档案由档案提交部门负责人向集团总部综合档案管理员提交。其中，其他法人单位指北京百通宏达能源有限公司、南京百通宏达能源有限公司、曹县百通宏达热力有限公司、江苏百通宏达能源有限公司、黄冈市百通宏达热力有限公司、宿迁宝士腾贸易有限公司，以及今后指定的其他法人单位。 4.2.4 项目公司重要的档案资料原件须向集团总部各类档案管理员提交并进行档案管理，项目公司向集团总部提交的重要档案资料如下： ① 合同类：原件一份。 ② 非合同类：原件一份。（若只有一份原件，集团总部档案室保存原件，项目公司档案室保存复印件） ③ 机密合同类：原件一份。 4.2.5 收集完成后，档案提交责任部门负责人通过OA系统在正文中填写《档案资料移交清单》（附件1）发起档案资料移交流程。OA系统提交流程如下： ① 集团公司 部门档案收集人档案管理员档案总账管理员档案总账管理员行